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Vous voulez faire affaire avec le gouvernement de l'ontario ?

Introduction

Vous voulez proposer des biens ou offrir vos services aux ministères et organismes du gouvernement de l'Ontario? Cette brochure vous montrera comment.

Le gouvernement de l'Ontario consacre plus de 6 milliards de dollars par année à l'approvisionnement en biens et services. Nous faisons chaque année affaire avec plus de 50 000 fournisseurs de tous types et de toutes tailles et les nouveaux fournisseurs qui désirent faire affaire avec nous sont les bienvenus.

Nos principes et nos politiques

Le processus est équitable, ouvert et transparent et les fournisseurs sont tous traités de la même manière.

Exceptions

Dans le cas de la fourniture de certains produits et services, les soumissionnaires choisis peuvent devoir se soumettre à une enquête de sécurité. Veuillez lire attentivement ces règles et ces formulaires.

Soumission par voie électronique

Comment répondre à un appel d'offres

Décrivez comment vous exécuteriez le travail requis

Présentez votre équipe

Expliquez votre soumission

Lorsque votre proposition est prête

En cas de doute, utilisez la période allouée aux questions et aux réponses pour demander des éclaircissements à la personne-ressource désignée.

Demandez à des collègues de vérifier votre soumission afin de vous assurer que celle-ci est exacte et complète.

Questions

Si vous avez des questions ou besoin d'éclaircissements, communiquez avec la personne-ressource désignée dans le document d'appel d'offres. Ne posez aucune question à vos contacts au sein du gouvernement, le cas échéant, car cela risquerait de compromettre votre admissibilité.

Ne tardez pas à poser vos questions, car celles-ci doivent être reçues selon un échéancier bien précis, antérieur à la date de clôture de l'appel d'offres.

Addendas

Qu'arrive-t-il une fois que vous avez déposé votre soumission?

Qui évaluera ma soumission?

Les réponses aux appels d'offres sont en général évaluées par une équipe de membres du personnel ministériel, pouvant compter des agents d'approvisionnement et d'éventuels utilisateurs des biens et des services demandés. L'attribution des contrats est étudiée et approuvée par l'un des cadres supérieurs, ou plusieurs d'entre eux, selon le ministère.

Comment saurai-je si ma soumission a été retenue ou non?

Le nom du soumissionnaire choisi, la durée du contrat et le montant total de la soumission peuvent être obtenus sur demande. Pour des raisons de confidentialité, aucune autre information ne sera divulguée à propos du fournisseur. Des renseignements supplémentaires pourraient être obtenus au moyen d'une Demande d’accès à l’information, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), L.R.O. 1990.

Surveillez la publication du nom du soumissionnaire ayant remporté l'appel d'offres

Le gouvernement doit énoncer clairement les critères de sélection, par exemple le coût le plus bas ou le meilleur rapport qualité-prix. Tous les soumissionnaires ayant participé à des appels d'offres d'une valeur de 25 000 $ ou plus se voient offrir un débriefing afin de leur expliquer les raisons pour lesquelles leur soumission n'a pas été retenue.

Le contrat

Un contrat doit être signé avec le soumissionnaire ayant remporté l'appel d'offres. En règle générale, le contrat définit les responsabilités du vendeur et de l'acheteur. Le contrat établit également les modalités d'évaluation de la performance du fournisseur et comprend une clause de résiliation.

De quelle manière les fournisseurs sont-ils payés?

Résolution de différents relatifs aux soumissions

Ententes avec les fournisseurs attitrés

Qui établit ces ententes?

Comme pour toutes les autres occasions d'affaires avec le gouvernement, les Ententes avec les fournisseurs attitrés sont conclues à la suite d'un processus de Demande de soumissions (DS) sur le Portail des appels d’offres de l’Ontario et d'une sélection parmi les soumissionnaires, selon des critères objectifs.

Une Entente avec les fournisseurs attitrés autorise un ou plusieurs fournisseurs à offrir aux ministères des biens ou des services spécifiques, pour une période définie, selon des modalités particulières et des prix préétablis.

Les Ententes avec les fournisseurs attitrés permettent aux ministères d'obtenir des biens et des services courants plus rapidement que s'il leur fallait initier un processus d'approvisionnement complet.

Types d'Ententes avec les fournisseurs attitrés

Le service Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario du Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs peut conclure des Ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour l'ensemble des ministères.

Comment mon entreprise peut-elle obtenir une Entente avec les fournisseurs attitrés?

Les soumissionnaires qui satisfont à toutes les exigences de l'appel d'offres reçoivent le statut de fournisseur attitré et signent une entente-cadre avec le ministère ayant initié l'appel d'offres.

L'aperçu sur trois ans du Programme de gestion des contrats informe au préalable les fournisseurs des futures Ententes avec les fournisseurs attitrés valables pour l'ensemble du gouvernement, en les présentant par catégorie, date prévue d'affichage, date de début et clients utilisateurs. Vous le trouverez sur le site Web.

Une fois que je suis sélectionné comme fournisseur attitré, dois-je de nouveau entrer en compétition pour l'obtention de contrats?

Dans le cas d'Ententes avec les fournisseurs attitrés comptant plusieurs fournisseurs, un deuxième processus de sélection est requis afin de s'assurer de l'optimisation des ressources des clients gouvernementaux. Si vous disposez de ce type d'Entente de fournisseur attitré, nous vous recommandons de continuer à promouvoir les qualités de votre entreprise auprès des ministères et des organismes visés.

Si la valeur du contrat d'approvisionnement est inférieure à 25 000 $, le ministère peut utiliser l'Entente de fournisseur attitré pour sélectionner un fournisseur, ou demander à plusieurs fournisseurs de soumettre un devis pour le projet ou mandat en question, selon les modalités spécifiques à ce dernier.

Dans le cas des contrats d'approvisionnement dont la valeur se situe entre 25 000 $ et 249 999 $, au moins trois fournisseurs doivent être invités à soumissionner. Dans le cas des contrats d'approvisionnement dont la valeur se situe entre 250 000 $ et 599 999 $, au moins cinq fournisseurs doivent être invités à soumissionner. Dans le cas des contrats d'approvisionnement dont la valeur se situe entre 600 000 $ et le montant maximal établi en vertu de l'Entente de fournisseur attitré, tous les fournisseurs éligibles doivent être invités à soumissionner.

Autres formes d'approvisionnement

Approvisionnement dans le domaine des technologies de l'information (TI)

La directive sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information régit la façon dont le gouvernement de l'Ontario se procure les biens et les services requis dans le domaine des technologies de l'information. Des normes en matière de conception et d'architecture des réseaux ont été établies afin d'encadrer l'achat de matériel et de logiciels. Les ministères ont la possibilité de se procurer des logiciels commerciaux, ainsi que les services connexes, de faire développer des logiciels sur mesure, de se procurer des logiciels libres, ainsi que de souscrire à des services de maintenance et de soutien technique.

Éléments exclus de la directive sur les TI

Les ministères achètent leur propre matériel électronique pour le traitement ou la diffusion d'information. On compte dans cette catégorie :

Services conseils

Les ministères ont recours aux services de consultants externes uniquement lorsqu'il n'est pas possible de faire appel à leur propre personnel.

L'Ontario a recours a une multitude de services conseils. En voici quelques exemples.

Comment fonctionne le processus d'achat?

Les ministères peuvent avoir recours à un processus d'approvisionnement compétitif dans le cas de services d'une valeur inférieure à 100 000 $. Dans le cadre de ce processus, au moins trois fournisseurs qualifiés sont invités à présenter une proposition par écrit, en réponse au document énonçant les exigences du ministère.

Les ministères ont l'obligation d'avoir recours à un processus d'approvisionnement compétitif dans le cas de services de consultation d'une valeur de plus de 100 000 $. Les services de consultation doivent avoir une date de début et une date de fin.

Vous arrive-t-il d'engager plusieurs consultants dans le cadre du même projet?

Oui. Un projet d'envergure ou complexe peut être subdivisé en plusieurs sous-projets. Les spécifications des sous-projets sont fournies dans les documents d'appel d'offres relatifs à chacun d'entre eux.

Un ministère ou un organisme gouvernemental peut aussi tenir un concours pour l'attribution d'une partie d'un projet plus vaste. Si le contrat de services contient des options pour plusieurs étapes successives, le prestataire sélectionné peut se voir attribuer plusieurs parties d'un même projet sans qu'il y ait d'autres concours.

Comment serai-je payé? Le prix peut-il être modifié une fois que l'entente est signée?

Les honoraires sont établis d'avance et sont basés sur les conditions du contrat. Les ministères ne calculent pas les honoraires professionnels en fonction des résultats du travail du consultant (c.-à-d. en pourcentage des économies générées grâce à la mise en place du système recommandé). En général, le prix plafond inscrit dans l'entente ne peut pas être dépassé.

Les modalités affectant la valeur d'un contrat peuvent changer après le début du travail d'un consultant. Cela est permis, en autant que la procédure en vigueur pour la modification des conditions originales du contrat soit respectée.

Les consultants ne seront payés pour aucuns frais d'hébergement, de restauration ou frais connexes.

Comment faire la promotion de votre entreprise auprès du gouvernement de l'Ontario?

Pensez à faire directement la promotion de vos biens ou services auprès des différents ministères afin de faire connaître votre entreprise et faire en sorte d'être invité à participer aux prochains appels d'offres.

Participez à Supply Ontario, notre contre-exposition annuelle au cours de laquelle vous pouvez rencontrer les représentants de différents ministères afin de connaître leurs besoins.

Un autre bon moyen de connaître les besoins des ministères en matière d'approvisionnement consiste à visiter les sites Web ministériels et de lire les Lettres de mandat du ministre, les plans d'activités, les cycles budgétaires, les communiqués de presse et autres documents pertinents de chacun d'entre eux. Vous pouvez également consulter le budget du gouvernement de l'Ontario et le discours du Trône.

Vous pouvez aussi faire la promotion des biens et services que vous offrez en communiquant directement avec les personnes responsables dans les ministères de votre choix. Il faudra dans ce cas quelques efforts de votre part afin de trouver les personnes-ressources appropriées avec qui communiquer.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'annuaire en ligne du gouvernement, INFO-GO).
Lorsque vous vous trouvez sur le site d'INFO-GO, vous pouvez effectuer votre recherche par nom d'employé ou par organisation. Vous trouverez aussi des listes par ministères. Vous pouvez chercher les personnes-ressources en utilisant différentes méthodes :

Si vous avez besoin de plus amples renseignements ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec nous par courriel :
doingbusiness@ontario.ca