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Mise à jour sur le système électronique d’appels d’offres du gouvernement de l’Ontario – Foire aux questions à l’intention des fournisseurs

À propos du service électronique d’appel d’offres offert par Jaggaer

  1. Pourquoi le gouvernement de l’Ontario a-t-il choisi un système électronique d’appels d’offres?
  2. Qui est le fournisseur de services d’appels d’offres électroniques?
  3. Quelle incidence cela aura-t-il sur la faç on dont les fournisseurs évaluent les demandes d’approvisionnement?
  4. Les demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario seront-elles toujours disponibles sur le système MERX?
  5. En quoi le système Jaggaer est-il différent du système MERX?
  6. Quels sont les avantages liés à l’utilisation de Jaggaer?
  7. Quels sont les coûts pour les fournisseurs?
  8. Le coût d’inscription ou de téléchargement des documents changera-t-il?
  9. Quelles sont les dates importantes à retenir pour la transition?
  10. Les comptes et les renseignements dans MERX seront-ils transférés dans Jaggaer?
  11. Existe-t-il une formation pour apprendre à utiliser Jaggaer?
  12. Qui peut avoir accès à l’information contenue dans Jaggaer?
  13. Est-ce qu’il en coûte quelque chose, comme dans MERX, pour consulter et télécharger les demandes d’approvisionnement?
  14. Les fournisseurs doivent-ils s’inscrire pour télécharger les demandes d’approvisionnement?
  15. Les demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario seront-elles toutes affichées dans l’application Jaggaer?
  16. Comment les fournisseurs peuvent-ils obtenir des renseignements à jour sur les avis de demande d’approvisionnement?
  17. Comment les fournisseurs seront-ils tenus au courant des modifications apportées aux demandes?
  18. Les fournisseurs peuvent-ils obtenir des copies des appels d’offres sur papier, par télécopieur, sur CD ou DVD?
  19. Les fournisseurs peuvent-ils obtenir des copies imprimées des dessins d’exécution dans Jaggaer?
  20. Comment le système Jaggaer assure-t-il la diffusion des échantillons et des garanties?
  21. Où les fournisseurs peuvent-ils obtenir plus de renseignements sur Jaggaer?

1. Pourquoi le gouvernement de l’Ontario a-t-il choisi un système électronique d’appels d’offres?

L’entente avec notre ancien fournisseur de services, MERX Networks Inc. (MERX), a pris fin en mai 2014 et la Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario, des Services communs de l’Ontario, a mené un processus d’approvisionnement concurrentiel et ouvert pour des services d’appels d’offres électroniques.

Avant de lancer la demande de propositions, la Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario a mené une consultation auprès des fournisseurs et des intervenants afin de déterminer les types de services dont ils avaient besoin et qu’ils privilégiaient, et pour faire en sorte que l’approvisionnement en services d’appel d’offres électronique soit équitable, ouvert et transparent.

La société Jaggaer a été retenue lors de ce processus ouvert et concurrentiel mené par le Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.

Les obligations commerciales de l’Ontario exigent que la Province désigne un système électronique d’appel d’offres pour afficher ses avis relatifs aux approvisionnements concurrentiels et ouverts.

2. Qui est le fournisseur de services d’appels d’offres électroniques?

La société Jaggaer a été sélectionnée comme nouveau fournisseur de services d’appels d’offres électroniques à la suite d’un processus d’approvisionnement concurrentiel et ouvert mené par la Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario.

3. Quelle incidence cela aura-t-il sur la faç on dont les fournisseurs évaluent les demandes d’approvisionnement?

Les fournisseurs devraient pouvoir repérer facilement les demandes d’approvisionnement qui les intéressent. L’Ontario a adopté le système UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un système de codification des biens et des services généralement reconnu. Cela simplifiera la recherche des demandes d’approvisionnement.

Pour obtenir de l’aide afin de sélectionner le ou les codes UNSPSC applicables, veuillez communiquer avec le service de soutien à la clientèle de Jaggaer, à l’adresse eTenderhelp_CA@jaggaer.com ou au 1 866 722-7390.

Les fournisseurs disposent également désormais :

4. Les demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario seront-elles toujours disponibles sur le système MERX?

Depuis le 1er avril 2014, l’application Jaggaer est devenue le système désigné d’appels d’offres électroniques des ministères du gouvernement de l’Ontario. Les nouvelles demandes d’approvisionnement ne sont plus affichées sur le système MERX depuis le 31 mars 2014.

5. En quoi le système Jaggaer est-il différent du système MERX?

Ce système électronique d’appel d’offres offre les mêmes fonctions que celles qui étaient auparavant offertes, comme l’inscription des fournisseurs, l’affichage des demandes d’approvisionnement et les avis d’attribution. Le système offre aussi d’autres fonctions et plus de souplesse pour permettre au gouvernement de l’Ontario de poursuivre la modernisation ses approvisionnements.

6. Quels sont les avantages liés à l’utilisation de Jaggaer? Jaggaer permet aux fournisseurs d’avoir accès aux demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario sans avoir à payer d’abord des droits d’inscription ou de téléchargement. Des droits sont imputés uniquement quand un fournisseur répond à un appel d’offres électronique.

Jaggaer facilite la recherche de demandes d’approvisionnement pour les fournisseurs. L’application fonctionne selon le système

de classification UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), un système de codification des biens et des services généralement reconnu.

7. Quels sont les coûts pour les fournisseurs?

Il n’en coûte rien pour s’inscrire ni pour télécharger les documents d’approvisionnement qui intéressent les fournisseurs. Il faut s’inscrire pour télécharger les demandes d’approvisionnement.

8. Le coût d’inscription ou de téléchargement des documents changera-t-il?

Jaggaer permet aux fournisseurs d’avoir accès aux demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario sans frais de téléchargement.

Transition du système MERX vers le système Jaggaer

9. Quelles sont les dates importantes à retenir pour la transition?

Pour avoir accès aux nouvelles demandes d’approvisionnement :

10. Les comptes et les renseignements dans MERX seront-ils transférés dans Jaggaer?

Non. Les fournisseurs devront s’inscrire dans Jaggaer pour avoir accès aux demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario.

11. Existe-t-il une formation pour apprendre à utiliser Jaggaer?

Les fournisseurs peuvent consulter les instructions pour l’inscription à l’adresse Ontario.ca/supplychain. Des outils didactiques sont offerts sur le Portail des

appels d’offres à l’adresse Ontario.ca/tenders.

Accès aux demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario

12. Qui peut avoir accès à l’information contenue dans Jaggaer?

Tous les fournisseurs souhaitant faire des affaires avec le gouvernement de l’Ontario doivent s’inscrire dans le système Jaggaer pour être informés des demandes d’approvisionnement.

13. Est-ce qu’il en coûte quelque chose, comme dans MERX, pour consulter et télécharger les demandes d’approvisionnement?

Il n’y a aucuns frais pour télécharger les demandes d’approvisionnement à partir du système Jaggaer. Les fournisseurs doivent toutefois s’inscrire pour télécharger les documents. L’inscription ne coûte rien.

14. Les fournisseurs doivent-ils s’inscrire pour télécharger les demandes d’approvisionnement?

Oui. Les fournisseurs qui souhaitent télécharger des demandes d’approvisionnement doivent s’inscrire dans le système Jaggaer.

15. Les demandes d’approvisionnement du gouvernement de l’Ontario seront-elles toutes affichées dans l’application Jaggaer?

Toutes les demandes d’approvisionnement des ministères du gouvernement de l’Ontario d’une valeur égale ou supérieure à 25 000 $ pour des biens, et égale ou supérieure à 100 000 $ pour des services et des travaux de construction ont été affichées dans l’application Jaggaer depuis le 1er avril 2014.

Certains organismes gouvernementaux peuvent utiliser d’autres services d’affichage. Les fournisseurs peuvent continuer de surveiller également ces systèmes pour prendre connaissance des demandes d’approvisionnement.

Les fournisseurs de travaux de construction routière qui utilisent le système RAQS du ministère des Transports doivent continuer de suivre les processus actuels.

Avis de demande d’approvisionnement et modifications

16. Comment les fournisseurs peuvent-ils obtenir des renseignements à jour sur les avis de demande d’approvisionnement?

Jaggaer transmet un message d’alerte aux fournisseurs inscrits dans le système et qui ont sélectionné les codes UNSPSC applicables. Quand les fournisseurs s’inscrivent, ils doivent configurer leurs critères de recherche pour que Jaggaer puisse leur transmettre les avis de demandes pertinents.

17. Comment les fournisseurs seront-ils tenus au courant des modifications apportées aux demandes?

Pendant que la demande d’approvisionnement est ouverte, Jaggaer transmettra une alerte aux fournisseurs inscrits ayant manifesté leur intérêt pour cette demande indiquant que des modifications ont été publiées. Les fournisseurs peuvent s’assurer de recevoir ces alertes en fournissant des renseignements complets et précis au moment de leur inscription.

Échantillons et dessins

18. Les fournisseurs peuvent-ils obtenir des copies des appels d’offres sur papier, par télécopieur, sur CD ou DVD?

Non. Les appels d’offres ne seront disponibles qu’en format électronique. Veuillez communiquer avec l’acheteur du ministère figurant dans la demande d’appels d’offres si vous avez besoin de prendre d’autres dispositions.

19. Les fournisseurs peuvent-ils obtenir des copies imprimées des dessins d’exécution dans Jaggaer?

Non. Les appels d’offres et tous les documents connexes ne seront disponibles que de façon électronique. Les dessins pourront être téléchargés sous forme de pièce jointe aux appels d’offres applicables dans Jaggaer. Veuillez communiquer avec l’acheteur du ministère figurant dans la demande d’appels d’offres si vous avez besoin de prendre d’autres dispositions.

20. Comment le système Jaggaer assure-t-il la diffusion des échantillons et des garanties?

Des instructions seront fournies dans les documents d’approvisionnement quand des échantillons ou des garanties sont exigés pour cette demande d’approvisionnement. Les fournisseurs doivent suivre ces instructions.

21. Où les fournisseurs peuvent-ils obtenir plus de renseignements sur Jaggaer?

La Gestion de la chaîne d’approvisionnement Ontario continue de communiquer directement avec le milieu des fournisseurs pour transmettre les dernières nouvelles sur son site Web, à l’adresse www.ontario.ca/supplychain, et de communiquer avec les associations de fournisseurs et les chambres de commerce pour fournir un soutien à l’inscription et à l’utilisation des services d’appels d’offres électroniques Jaggaer.