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Mesures de performance -Phase II– Guide de l’utilisateur - Norme 1.2

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Norme 1.2 : Normes et processus de vérification

Objectif :

Concevoir un système d’évaluation systématique et rigoureux de la chaîne d’approvisionnement dans le but d’ajouter de la valeur et d’apporter des améliorations aux activités et de donner l’assurance aux gestionnaires que les ressources de l’hôpital sont utilisées de façon efficace et efficiente

Définition

Le service de la chaîne d’approvisionnement devrait avoir en place un outil de vérification interne ou d’autoévaluation afin d’assurer l’atteinte des objectifs opérationnels par le service, de favoriser l’application cohérente et efficace des politiques et des procédures existantes et de contribuer à l’amélioration continue des processus de la chaîne d’approvisionnement de l’hôpital. L’autoévaluation est une approche systématique et rigoureuse visant à évaluer et à améliorer l’efficacité de la gestion des risques, des contrôles internes et des systèmes d’information, ainsi que des processus de gouvernance.

Les processus et les normes de vérification de la chaîne d’approvisionnement devraient être établis en fonction des normes de vérification existantes de l’organisme, le cas échéant, et s’harmoniser avec ceuxci. Les activités de vérification interne devraient être coordonnées avec le vérificateur externe.

Justification

L’utilisation efficace de normes et de processus de vérification n’est pas tributaire du fait que l’organisme possède un service de vérification interne. Les organismes peuvent tirer des avantages directs d’un processus d’autoévaluation axé sur les fonctions de « planification à paiement » de la chaîne d’approvisionnement. Ce processus donnera l’assurance que les risques sont gérés efficacement; que les politiques et les procédures sont respectées; que les résultats sont communiqués aux gestionnaires; que des mesures correctives sont prises en temps opportun pour améliorer les opérations de la chaîne d’approvisionnement; et que des pistes de vérification et des documents justificatifs appropriés existent pour toutes les opérations commerciales.

Avantages

Soins aux patients
Les normes et processus de vérification contribuent à s’assurer de l’efficacité des opérations de la chaîne d’approvisionnement et du niveau élevé de soins donnés aux patients.

Gérance financière
La tenue de vérifications contribue à veiller à ce que l’organisme gère ses dépenses et ses coûts de fonctionnement d’une façon qui optimise adéquatement les ressources.

Gestion des risques
Les normes et processus de vérification assurent que des contrôles adéquats sont mis en place pour atténuer les risques, et ce, dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

Paramètres connexes

3.6   Pourcentage de factures avec bons de commande
3.8   Pourcentage de bons de commande pour des achats de faible valeur

Principes d’orientation

Les normes et processus de vérification devraient être vus comme un outil habilitant et fournissant un encadrement proactif dans le but d’apporter des améliorations aux opérations du service. La conduite des évaluations, ou des autoévaluations, permet à un organisme de maximiser l’efficience et l’efficacité de ses opérations, tout en atténuant les risques. Une vérification efficace du processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement contribue à ce que :

• les activités de la chaîne d’approvisionnement soient exécutées avec cohérence et selon un haut niveau de qualité établi par l’organisme;
• le processus de « planification à paiement » fasse l’objet d’un suivi et d’un contrôle, réduisant la possibilité de fraudes ou d’erreurs;
• l’organisme exerce ses activités conformément au Code d’éthique et exécute les activités de la chaîne d’approvisionnement conformément aux exigences en matière de responsabilité organisationnelle et sociale;
• les fournisseurs satisfassent aux normes exigées par l’organisme et qu’ils soient traités de façon équitable et objective;
• des contrôles et des mécanismes soient prévus pour gérer les risques financiers et contractuels;
• les engagements financiers et contractuels soient pris par les personnes détenant les pouvoirs nécessaires et soient dûment documentés.

Les normes et processus de vérification devraient s’appliquer à toutes les opérations connexes de la chaîne d’approvisionnement de l’organisme. Le degré de vérification appliqué aux processus particuliers de la chaîne d’approvisionnement devrait tenir compte des risques financiers et contractuels auxquels l’organisme s’expose. Les organismes devraient aussi envisager la tenue de vérifications régulières des procédures de la chaîne d’approvisionnement qu’utilisent les fournisseurs de services.

Composantes clés

Modèle de présentation
La chaîne d’approvisionnement devrait développer et mettre en place des autoévaluations périodiques permettant d’évaluer de façon proactive ses propres processus, sa gestion des risques et son respect des normes et processus. Un processus de vérification efficace comprend des procédures appropriées de planification, d’exécution, de rédaction de rapports et de suivi. Les processus de vérification devraient traiter des points suivants :

• présenter des procédures claires pour veiller à ce que les vérifications de la chaîne d’approvisionnement soient exécutées de façon régulière et efficace;
• concentrer l’attention du personnel sur les points ou les risques les plus importants, lesquels devraient s’harmoniser, le cas échéant, avec le plan de vérification des vérificateurs externes;
• fournir des modèles de présentation permettant de documenter de façon uniforme la portée, la méthodologie et les résultats de la vérification.

Une stratégie de vérification efficace devrait également comprendre l’utilisation de différents outils et méthodologies de vérification, notamment des questionnaires de vérification, des évaluations de risque, des tests sur les systèmes de contrôle, des entrevues, des discussions de même que des analyses financières et tendancielles.

Ressources
Les gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement doivent déterminer les ressources internes, à savoir les évaluateurs chargés de la conduite des autoévaluations. Dans la mesure du possible, les évaluateurs devraient être indépendants des activités qu’ils vérifient et des gestionnaires directement responsables de celles-ci. Les évaluateurs devraient travailler de concert avec les gestionnaires et le personnel engagés dans l’activité qu’ils vérifient dans le but de déterminer et d’évaluer les risques d’exploitation et les stratégies d’atténuation des risques.

Fréquence
Les autoévaluations devraient être exécutées selon un calendrier déterminé par les gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement. La fréquence devrait être établie en fonction 1) du risque intrinsèque des activités de la chaîne; 2) du rendement antérieur; 3) d’une approche axée sur l’amélioration proactive des opérations de la chaîne d’approvisionnement. Les autoévaluations peuvent également être exécutées selon un court préavis, permettant d’évaluer la rigueur et la viabilité de la procédure en cours d’exécution.

Résultats et mise en oeuvre de mesures correctives
Les autoévaluations se terminent par la rédaction d’un rapport final. Les rapports devraient être axés sur les points comportant un risque important dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, et permettre de déterminer toute lacune dans les processus en cours ainsi que les problèmes de conformité possibles. Il incombe au service de chaîne d’approvisionnement d’établir un processus et un calendrier de traitement et de résolution des problèmes relevés.

Difficultés d’adoption