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Faire affaire avec le secteur parapublic Ontarien - Guide destiné aux petites et moyennes entreprises

Faire affaire avec le secteur parapublic Ontarien - Guide destiné aux petites et moyennes entreprises

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Table des matières

INTRODUCTION

Êtes-vous une petite ou une moyenne entreprise à la recherche d’occasions d'affaires dans les secteurs de la santé et de l'éducation en Ontario? Travaillez-vous pour une entreprise à propriétaire unique, une société en nom collectif, une personne morale ou toute autre entreprise à but lucratif employant jusqu'à 500 personnes? Prévoyez-vous accroître votre entreprise ou mettre sur pied une nouvelle entreprise?

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou l'étape où vous en êtes dans vos activités, ce guide s'adresse à vous. Il constitue une référence pour toutes les personnes qui veulent obtenir de l'information générale sur les achats dans le secteur parapublic.

Le secteur parapublic ontarien représente la face visible du gouvernement – hôpitaux, écoles et autres établissements et organismes fi nancés par des fonds publics – et dispense des services quotidiens aux collectivités et à l'ensemble de la province. Il cherche constamment des fournisseurs pour presque toutes les catégories de biens et services dont il a besoin, qu'il s'agisse de trombones ou bien d'appareils de diagnostic ou de matériel thérapeutique de pointe.

Le guide Faire affaire avec le secteur parapublic ontarien aidera les entreprises, nouvelles et établies, à comprendre le processus d'achat du secteur parapublic de l'Ontario et à présenter des propositions qui répondent à ses exigences. Il s'avère utile pour les entreprises qui veulent savoir comment proposer de nouveaux produits ou des solutions innovatrices. Il est conçu pour les entreprises qui souhaitent explorer d'autres marchés et pour celles qui doivent prendre des décisions d'affaires opérationnelles ou stratégiques.

LES SECTEURS PUBLIC ET PARAPUBLIC

Le secteur public de l'Ontario comprend les organismes gouvernementaux tels que les ministères, les agences, les conseils et les commissions. Chaque organisme achète ses propres biens et services selon les règles et les règlements qu'il a établis.

Les organismes du secteur parapublic de l'Ontario effectuent également leurs propres achats et sont responsables des activités qu'ils mènent.

Comme l'administration et la gestion du secteur parapublic, ainsi que les services qu'il fournit, sont complexes, les organismes de ce secteur font l'objet de lignes directrices distinctes pour les achats.

COMMENT PROCÈDE LE SECTEUR PARAPUBLIC POUR SES ACHATS

Les organismes du secteur parapublic achètent des biens et services directement ou collectivement en suivant leurs propres lignes directrices et politiques d'approvisionnement.

Les acheteurs peuvent effectuer leurs achats par l'entremise d'un organisme de services communs*, d'un organisme de groupement d'achats ou d'un organisme de collaboration régional afin d'assurer une fourniture de services plus efficace.

* Les organismes de services communs sont spécialisés dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les fonctions administratives d’arrière-guichet qui aident à gagner en efficience du point de vue opérationnel. Leurs services peuvent englober l’attribution et la gestion des contrats, l’approvisionnement, l’entreposage, la logistique, les comptes fournisseurs et le service de la paie. En Ontario, les organismes de services communs sont répartis parmi les villes de toute la province. Ils fournissent des services d’approvisionnement collectifainsi que des services de logistique et de soutien opérationnel divers aux organismes membres et à d’autres clients.

L'Ontario encourage le secteur parapublic à adopter des pratiques de gestion gagnantes en matière de chaîne d'approvisionnement*, mais il revient à chaque organisme d'établir ce qui lui convient le mieux.

* La chaîne d'approvisionnement représente les processus liés à la fourniture de biens et services, ainsi qu’à l'échange d'information et d'argent entre les acheteurs, les fournisseurs et les utilisateurs finaux.

Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic

En vertu de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic, les organismes désignés du secteur parapublic sont tenus de respecter des règles régissant les dépenses et l'approvisionnement afin que les achats de biens et services avec des fonds publics soient effectués de façon équitable, transparente et concurrentielle.

La Loi :

• interdit l'embauche de lobbyistes externes payés à même des fonds publics;
• établit des règles uniformes régissant l'approvisionnement et les demandes de remboursement des dépenses de certains organismes du secteur parapublic;
• comporte des dispositions de responsabilisation à l'égard de la conformité.

Elle inclut dans la définition d'organisme désigné du secteur parapublic les organismes suivants :

• les hôpitaux;
• les conseils scolaires;
• les universités, les collèges d'arts appliqués et de technologie et les établissements postsecondaires de l'Ontario;
• les sociétés d'aide à l'enfance;
• les sociétés d'accès aux soins communautaires;
• les personnes morales contrôlées par un ou plusieurs organismes désignés du secteur parapublic et qui achètent principalement pour ces organismes;
• les organismes financés par des fonds publics qui reçoivent au moins 10 millions de dollars du gouvernement de l'Ontario;
• tous les organismes pouvant être visés par la présente définition.

Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic

La Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic vise à soutenir et à améliorer les activités liées à la chaîne d'approvisionnement des organismes du secteur parapublic de l'Ontario.

La Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic exige que les organismes désignés du secteur parapublic :

• aient recours à un processus ouvert, équitable et transparent pour acheter des biens et des services avec des fonds publics, y compris des travaux de construction, des services d'experts-conseils et des technologies de l'information;
• définissent clairement les responsabilités de déléguer les pouvoirs et d'approuver les achats.

La Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic est fondée sur les principes suivants :

• responsabilisation,
• transparence,
• optimisation des ressources,
• prestation de services de qualité,
• uniformisation des processus.

Elle comprend un code d'éthique pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement et des politiques et procédures relatives à l'approvisionnement dans lesquels sont énoncées les règles de conduite, ainsi que les mesures prises pour assurer la conformité.

Code d'éthique pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Le Code d'éthique pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement établit un code de conduite auquel les organismes sont tenus de se conformer dans le cadre de leurs activités d'approvisionnement.

Il doit pouvoir être consulté par tout le personnel et tous les fournisseurs, ainsi que par toutes les personnes associées aux processus d'approvisionnement.

Politiques et procédures relatives à l'approvisionnement

Dans la Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic, les Politiques et procédures relatives à l'approvisionnement établissent 25 exigences obligatoires.

Les acheteurs doivent obtenir le maximum de valeur de l'argent qu'ils dépensent pour les produits ou services afin de fournir les services les plus efficaces possible.

Les fournisseurs ont tous le même accès à l'information sur les projets d'achat, les processus et les résultats pour pouvoir soumissionner selon des règles du jeu équitables.

LOIS ET ACCORDS COMMERCIAUX

L'achat de biens et services par les établissements de soins de santé et d'enseignement est régi par des lois et des accords commerciaux.

Droit canadien en matière de processus concurrentiels et droit contractuel

Lorsqu'un établissement de soins de santé ou d'enseignement achète un produit ou un service, le droit en matière de processus concurrentiels et le droit contractuel s'appliquent. Les propositions doivent être faites de façon équitable et transparente, sans avantage indu pour quelque partie que ce soit. L'acheteur et le fournisseur doivent convenir de respecter les conditions, le libellé, le sens et l'interprétation du contrat.

Accord sur le commerce intérieur

L'Accord sur le commerce intérieur assure à tous les fournisseurs au Canada un accès égal aux marchés du secteur public au moyen des systèmes électroniques d'appels d'offres, des publicités imprimées et des listes de fournisseurs. Pour le secteur parapublic, cela inclut les biens et services d'une valeur de 100 000 $ et plus et les travaux de construction de 250 000 $ et plus.

Accord de commerce et de coopération Québec-Ontario

L'Accord de commerce et de coopération Québec-Ontario de 2009 assure aux fournisseurs de l'Ontario et du Québec un accès égal aux marchés du secteur public dans chaque province. Cet accord vise notamment à assurer des prix concurrentiels pour les biens, les services et les travaux de construction d'une valeur de 100 000 $ et plus.

Dispositions légales régissant la protection de la vie privée

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée de l’Ontario s’appliquent à certains organismes.

Lorsqu’une de ces lois s’applique à un organisme, elle peut avoir une incidence la conduite du processus d'approvisionnement par l’organisme et sur la formulation des documents d’approvisionnement de ce dernier. Les procédures établies dans les lois autorisent un membre du public à obtenir des copies de certains documents dont un organisme a la garde ou le contrôle. Par exemple, un membre du public peut présenter une demande d’accès à l’information pour obtenir des documents d’approvisionnement qui pourraient être liés à des secrets commerciaux ou des droits de propriété intellectuelle. Il n'est pas rare que des notes d’information ou de service, des courriels, des lettres ou d'autre documents fassent l'objet d'une demande d'accès à l'information.

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée protègent les fournisseurs contre la divulgation de secrets commerciaux ou de renseignements d'ordre financier, commercial, scientifique ou technique ou qui ont trait aux relations de travail.

Les acheteurs et les fournisseurs devraient demander des conseils juridiques concernant l’application et la portée de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée de l’Ontario.

Dispositions législatives régissant l'accessibilité

La Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario favorise l’intérêt de tous les Ontariens et Ontariennes en prévoyant l’élaboration, la mise en œuvre et l’application de normes d’accessibilité en vue de réaliser l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario en ce qui concerne les biens, les services, les installations, le logement, l’emploi, les bâtiments, les constructions et les locaux au plus tard le 1er janvier 2025. La Loi prévoit également la participation des personnes handicapées, du gouvernement de l’Ontario et des représentants d’industries et de divers secteurs économiques à l’élaboration des normes d’accessibilité.

Les acheteurs et les fournisseurs devraient demander des conseils juridiques concernant l’application et la portée de cette loi. Si elle s’applique à un organisme, elle peut avoir une incidence la conduite du processus d’approvisionnement par l’organisme et sur la formulation de ses documents d’approvisionnement.

SOUMISSIONNER DANS LE SECTEUR PARAPUBLIC

Qu'il s'agisse d'une grande entreprise ou d'une petite ou moyenne entreprise, il y a peu de différences entre vendre au secteur parapublic et vendre au secteur privé. Les règles peuvent différer, mais les mêmes techniques de commercialisation s'appliquent.

Voici comment vous pouvez amorcer votre démarche.

Connaître son marché

Qui sont vos acheteurs potentiels?

Renseignez-vous sur les établissements de soins de santé ou d'enseignement qui peuvent avoir besoin de vos produits ou services. Les organismes du secteur parapublic recourent à des sites Web publiant des appels d’offres du secteur public lorsqu’ils veulent lancer un processus concurrentiel ouvert pour les biens, les services et les projets de construction dont ils ont besoin. Certains font également paraître des annonces dans les journaux.

D'autres peuvent recourir à une demande de proposition pour obtenir des biens et services complexes ou pour faire exécuter des travaux de construction élaborés. Il s'agit d'un processus fondé sur des critères d'évaluation préétablis où le prix n'est pas le seul facteur en jeu.

Certains acheteurs peuvent lancer une demande d'offre pour des biens et services fondée sur des exigences de fourniture, des spécifications de rendement et des conditions établies. Les critères d'évaluation dans une demande d'offre portent généralement sur le prix et les exigences de fourniture.

D'autres acheteurs peuvent recourir à une demande de prix dans laquelle ils spécifient le produit ou service requis et où le seul critère est le prix.

Dans certaines circonstances spécifiées, un acheteur peut lancer une demande de proposition, une demande d’offre ou une demande de prix. Cependant, un processus d’approvisionnement concurrentiel peut aussi se tenir sur invitation; dans certains cas, il n’est pas nécessaire que le processus soit concurrentiel.

Pour ajouter des fournisseurs à un bassin de fournisseurs potentiels, des acheteurs peuvent recourir à une demande de qualification afin de recenser des fournisseurs qualifiés pouvant combler des besoins futurs. Celle-ci peut être utilisée par des organismes pour dresser une liste de fournisseurs attitrés ou privilégiés. L'acheteur peut choisir un ou plusieurs fournisseurs préalablement sélectionnés au moyen d'un processus concurrentiel ouvert où les fournisseurs potentiels sont invités à proposer une certaine catégorie de produits ou services. Les conditions et le prix sont établis dans l'entente initiale conclue avec les fournisseurs attitrés.

Une demande d'information vise à recueillir des renseignements généraux sur des fournisseurs, des services ou des produits. Les fournisseurs reçoivent une description générale d'un problème ou d'un besoin et sont invités à donner des conseils ou à proposer une autre solution. Dans certains cas, habituellement lorsqu'il s'agit de trouver une solution technologique innovatrice, l'acheteur peut convenir d'essayer un nouveau produit pour une période donnée. Le fournisseur peut ainsi faire la démonstration du produit dans un contexte d'utilisation réelle, mais cela ne le qualifie pas d'avance ni n'accroît ses chances d'être retenu dans un appel d'offres ultérieur.^*

*La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic exige que l'achat de biens et services avec des fonds publics se fasse de façon ouverte, équitable et transparente.

Si vous avez une solution innovatrice

Si vous avez conçu une solution innovatrice qui répond à un besoin opérationnel donné, vous pourriez :

• approcher un organisme du secteur parapublic ou plus afin de leur faire connaître votre produit;
• transmettre, le cas échéant, une proposition non sollicitée;

  * Dans le cadre d’une proposition non sollicitée, il est possible que le fournisseur doive communiquer directement avec l’organisme ou le service des achats de ce dernier, le cas échéant. Cette communication peut se faire sous la forme d’un appel téléphonique, d’une lettre de proposition ou d’une réunion. Quelle que soit la méthode choisie, soyez clair sur votre objectif et sur les attentes que l’organisme peut avoir à l’égard de votre produit ou votre solution novatrice. Sachez que les acheteurs prendront leur décision définitive en établissant dans quelle mesure votre produit ou solution correspond à leurs besoins. L’information que vous donnerez aidera les acheteurs à établir pour le produit ou la solution une stratégie d’approvisionnement conforme à leurs besoins opérationnels et à leurs critères en matière de coûts et de cycle de vie du produit.

• établir et indiquer les secrets commerciaux ou droits de propriété intellectuelle dans une présentation, du matériel de promotion ou une proposition et demander à l'acheteur de signer une entente de non-divulgation afin de protéger les renseignements confidentiels et la propriété intellectuelle; il est également conseillé d'indiquer dans votre proposition quelles parties contiennent des secrets commerciaux protégés par la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée.

Liste des établissements de soins de santé et d'enseignement

Ci-dessous figure une liste d'établissements de soins de santé et d'enseignement qui peuvent avoir besoin de nouveaux produits, de reconstituer leurs stocks ou d'améliorer leurs normes actuelles de service.

MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION

Conseils scolaires

MINISTÈRE DE LA FORMATION ET DES COLLÈGES ET UNIVERSITÉS

Universités ontariennes (en anglais seulement)

Collèges ontariens (en anglais seulement)

MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SOINS DE LONGUE DURÉE

Hôpitaux (classés par réseau local d'intégration des services de santé et par région)

Association des hôpitaux de l'Ontario (en anglais seulement)

Centres d'accès aux soins communautaires (classés par réseau local d'intégration des services de santé)

Foyers de soins de longue durée (classés par réseau local d'intégration des services)

Le gouvernement de l'Ontario donne l'occasion à des entreprises innovatrices de développer des technologies de pointe qui amélioreront l'économie ontarienne et créeront des emplois bien rémunérés dans l'avenir.

La liste suivante des programmes et initiatives pourrait être l'occasion de promouvoir votre produit.

MINISTÈRE DU DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE ET DE L'INNOVATION

htx.ca – Échange des technologies de la santé

Fonds de développement des technologies émergentes

Programme d'innovation de l'Ontario

Fonds pour les projets pilotes d'innovation

Institut ontarien de recherche sur le cancer

Se faire connaître dans son marché

Faites-vous connaître auprès d'acheteurs potentiels. Participez à des foires commerciales et à des expositions. Visitez les sites Web du secteur parapublic ou de fournisseurs attitrés pour connaître les produits ou services dont les acheteurs ont besoin. Établissez des contacts personnels afin de faire connaître votre entreprise et vos produits.

Connaître la concurrence

Qu'est-ce qui rend votre produit ou service différent? Trouvez de l'information sur les achats antérieurs de produits semblables, sur les quantités vendues, sur les acheteurs et sur les fournisseurs qui ont eu du succès. Par exemple, les sites Web publiant des appels d’offres du secteur public comprennent une section sur les fournisseurs retenus. Le Daily Commercial News, seul quotidien de l’Ontario consacré à la construction, présente des appels d’offres et de l’information sur les sous-métiers à l’intention des entrepreneurs généraux et spécialisés, des constructeurs et des promoteurs.

Connaître les règles et les exigences

Suivez les règles dans les documents d'approvisionnement en régime concurrentiel, visant notamment le calendrier ou la technologie indiqués, afin de veiller à ce que votre soumission soit conforme aux exigences de l'acheteur.

Vous devez comprendre en quoi consistent les critères d'évaluation qui seront utilisés par l'acheteur pour choisir quelle soumission retenir. En évaluant les soumissions, l'acheteur peut tenir compte non seulement du prix proposé, mais également de la qualité, de la quantité, des coûts de transition, de la livraison, de l'entretien, de l'innovation, des aspects environnementaux et d'autres facteurs directement liés à l'achat.

Connaître son secteur d'activités

Quelle est votre capacité? Cela peut comprendre votre capacité à satisfaire aux exigences d'approvisionnement comme :

• votre capacité financière, surtout s'il y a des coûts de démarrage;
• votre expertise ainsi que votre expérience;
• le parcours antérieur de votre entreprise;
• sa capacité à respecter les échéances.

RÉDIGER UNE PROPOSITION

Dans le cadre d'un processus concurrentiel ouvert, les organismes du secteur parapublic rédigent des documents d'approvisionnement en régime concurrentiel qui peuvent être des demandes de propositions ou des demandes d'offres et qui expliquent clairement leurs besoins.

Les principaux éléments d'une demande de proposition ou d'offre type sont inclus ci-dessous.

Exemple de contenu d'une demande de proposition

Description des biens, des services ou des travaux de construction requis
L'organisme peut inclure une description générique ou fonctionnelle des biens, des services ou des travaux de construction requis. Pour l'achat d'une technologie d'information, l'organisme peut faire part de ses normes en matière de TI auxquelles il faut satisfaire.
Critères d'évaluation
Les critères d'évaluation seront utilisés par l'organisme pour choisir quelle soumission retenir. Ces critères auront été établis, examinés et approuvés avant que ne soit amorcé le processus concurrentiel. Les critères jugés obligatoires et les normes techniques à satisfaire seront clairement indiqués. Les critères d'évaluation ne peuvent pas être changés une fois le processus concurrentiel amorcé.
Coordonnées de la personne-ressource
Le nom de la personne avec qui il faut communiquer de même que son adresse et son numéro de téléphone sont inclus dans le document d'approvisionnement en régime concurrentiel. Toute communication au cours de la période de « silence », qui débute lorsque les documents d'approvisionnement sont publiés et se termine lors de la signature de l'accord avec le soumissionnaire retenu, doit avoir lieu uniquement avec la personneressource, à défaut de quoi le soumissionnaire pourrait être écarté du processus.
Conflits d'intérêts
L'organisme doit exiger de toute personne participant à un processus concurrentiel qu'elle déclare tout conflit d'intérêts réel ou potentiel. Cela s'applique à tous les employés, conseillers, consultants externes et fournisseurs. Les membres de l'équipe d'évaluation ne doivent pas s'engager dans des activités qui procurent un avantage indu à un fournisseur ou qui en donnent l'apparence.
Échéance
La date et l'heure limites pour présenter une soumission et l'adresse où la faire parvenir fi gurent dans le document d'approvisionnement en régime concurrentiel. Les soumissions reçues après la date et l'heure de clôture doivent être retournées sans avoir été ouvertes.
Questions sur le document d'approvisionnement en régime concurrentiel
Les questions sur le document d'approvisionnement en régime concurrentiel doivent être soumises au plus tard sept jours avant la date de clôture. Les questions peuvent parfois être examinées après cette date et, s'il y a lieu, l'organisme peut repousser la date de clôture si l'échéancier du projet le permet. L'objectif est de fournir le plus de renseignements pertinents possible à tous les soumissionnaires.
Ouverture des soumissions
L'acheteur doit inclure dans le document d'approvisionnement en régime concurrentiel de l'information sur l'ouverture des soumissions, notamment où l'ouverture aura lieu et qui peut être présent.
Règles régissant la présentation des soumissions
Les règles régissant la présentation des soumissions, dont le format des soumissions, la langue, la rédaction d'un résumé, le cas échéant, le nombre de copies à remettre et la participation à une réunion de soumissionnaires, et toute autre règle doivent être suivies pour assurer la conformité de la soumission.
Attribution d'un contrat
Une fois le processus concurrentiel terminé, le soumissionnaire retenu reçoit une lettre d'attribution de contrat officielle. Le contrat officiel représente l'entente conclue entre l'acheteur et le fournisseur retenu et doit être signé par ces deux parties avant que les biens ou services ne soient livrés ou que les travaux de construction ne soient entrepris.
Recours à des sous-traitants
L'organisme peut demander la liste de tous les sous-traitants à qui le soumissionnaire pourrait faire appel pour assurer l'approvisionnement.
Période pendant laquelle les soumissions ne peuvent pas être retirées
Généralement, les soumissions ne peuvent pas être retirées dans les 120 jours à partir de la clôture du processus concurrentiel.
Accords commerciaux conclus par l'Ontario
Dans le cas de biens, de services ou de travaux de construction d'une valeur de 100 000 $ ou plus, l'organisme doit respecter les accords commerciaux conclus par l'Ontario. En vertu de l'Accord sur le commerce intérieur, tous les fournisseurs canadiens doivent avoir accès aux projets de marchés d'une valeur atteignant ou dépassant cette valeur au moyen des systèmes électroniques d'appels d'offres, des avis publiés dans les quotidiens ou des listes de fournisseurs. En vertu de l'Accord de libéralisation des marchés publics de l'Ontario et du Québec, les fournisseurs du Québec doivent avoir accès aux projets de marchés dépassant cette valeur au moyen des systèmes électroniques d'appels d'offres.
Divulgation de renseignements confidentiels
La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée donne au public le droit d'accès à des documents dont un organisme public a la garde, y compris tous les renseignements confidentiels liés à un achat, à moins que des exceptions de divulgation s'appliquent en partie ou en totalité à la demande d'information.

PRÉSENTER UNE SOUMISSION QUI SERA RETENUE

Bien que les exigences puissent être claires, c'est la façon dont vous rédigerez votre proposition et présenterez l'information qui déterminera vos chances de succès.

Lire attentivement le document

Comprenez le document. Posez des questions à la personne-ressource s'il y a des choses que vous ne comprenez pas. Ne présumez pas de l'intention de l'acheteur ni de ses exigences, même si vous avez déjà fait affaire avec lui.

Suivre les directives

Fournissez les renseignements demandés dans le document en respectant la présentation, la langue, la séquence et le nombre de copies indiqués. Indiquez comment vous allez satisfaire à toutes les exigences obligatoires. Donnez une réponse à chaque point présenté, avec suffi samment d'information technique et d'information sur le produit et sur la dotation en personnel. N'oubliez pas de signer le document de soumission afin qu'il constitue une offre liant légalement les parties.

Fournir les détails demandés

Dans la section traitant des exigences particulières, commencez par une courte introduction comprenant un aperçu de la situation, expliquant pourquoi le travail proposé est requis et énonçant les avantages pour l'organisme. Décrivez ce que vous prévoyez faire et comment le projet sera mené à terme, ainsi que les solutions de rechange si des problèmes devaient survenir.

Incluez les tâches précises à accomplir, un calendrier de livraison et d'installation (s'il y a lieu), le personnel principal requis pour le projet et les heures ou les jours de travail nécessaires. C'est le bon moment pour présenter votre équipe. Indiquez le nom de chacun des membres de l'équipe, sa formation et son expérience, et veillez à ce que les qualifications personnelles des membres soient compatibles avec le projet. Si vous décidez d'embaucher un sous-traitant ou un consultant externe, incluez des renseignements sur celui-ci.

N'indiquez pas votre prix dans cette section.

Donner un prix exact

Fournissez le détail du prix dans la section financière. Le document indiquera quels éléments du coût de revient seront inclus dans l'évaluation financière.

Vérifi er sa soumission

Lorsque vous avez terminé, vérifi ez le document afin d'être sûr que vous avez bien traité toutes les sections, surtout celles qui donnent le plus de points pour l'évaluation ainsi que toutes les exigences obligatoires. Vérifi ez si votre soumission est conforme à la réglementation et aux exigences stipulées.

Vous pouvez également ajouter de l'information complémentaire, notamment :

• un résumé et une table des matières avec les numéros de page si votre proposition est longue;
• les propositions de votre entreprise qui ont déjà été retenues ou une description détaillée des projets qu'elle a menés à terme;
• le logo ou le nom de votre entreprise sur chaque page.

COMMENT SAVOIR SI SA SOUMISSION A ÉTÉ RETENUE

Si votre soumission a été retenue, vous recevrez une lettre d'attribution de contrat officielle une fois le processus concurrentiel terminé. L'attribution du contrat sera également annoncée et affichée sur le site d'appels d'offres en ligne. Conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, le nom du soumissionnaire retenu et le prix accepté pour l'offre peuvent également être fournis sur demande.

L'acheteur peut également décider d'écrire aux soumissionnaires non retenus pour les aviser de sa décision et, dans le cas des soumissions de 100 000 $ ou plus, pour les aviser qu'ils peuvent participer à une séance d'information.

Chaque soumissionnaire a droit à une séance d'information individuelle. On y présente les points forts et les points faibles de la soumission et on indique au fournisseur comment améliorer ses soumissions dans l'avenir. Les fournisseurs peuvent poser des questions précises et soulever des points particuliers qu'ils jugent appropriés tout en étant réceptifs aux commentaires de l'acheteur.

En ce qui concerne le fournisseur retenu, un processus de règlement des différends doit être inclus dans le contrat afin de gérer les différends tout au long de la durée de vie du contrat. Dans le cas des contrats conclus avec des fournisseurs étrangers, le processus d'arbitrage se déroule au Canada.

MYTHES ET FAITS

Le secteur parapublic a des règles d'achat compliquées.

La Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic clarifie l'approche et les processus pour faire affaire avec le secteur parapublic, ce qui simplifie la démarche pour les fournisseurs et plus particulièrement pour les petites et moyennes entreprises. Le gouvernement reconnaît la contribution des petites et moyennes entreprises à l'économie de l'Ontario, ainsi que son obligation de défendre l'intérêt public.

Les petites et moyennes entreprises ne peuvent pas concurrencer les grandes sociétés multinationales.

Le secteur parapublic ne fait pas de discrimination dans l'octroi de contrats. Il y a de nombreuses occasions pour les entreprises de toutes les tailles de participer à des appels d'offres ouverts pour des produits, des services et des travaux de construction requis par des établissements de soins de santé et d'enseignement en Ontario.

Les fournisseurs peuvent présenter une soumission à titre individuel ou en groupe. De même, un acheteur peut conclure plusieurs contrats dans le cadre d'un appel d'offres unique.

Si j'ai conclu une entente de fournisseur attitré ou que je me suis inscrit sur des portails d'appels d'offres en ligne², les contrats vont pleuvoir.

Conclure une entente de fournisseur attitré ou être inscrit sur des portails d'appels d'offres constitue un pas dans la bonne direction, mais ne garantit pas l'obtention de contrats. Vous devez quand même faire valoir énergiquement votre entreprise auprès des organismes susceptibles d'acheter vos produits et services. Connaissez votre marché et faites-vous connaître dans votre marché.

C'est la soumission la plus basse qui est toujours retenue.

Bien que le prix soit important, ce n'est pas le seul facteur considéré pour un achat. L'optimisation des ressources constitue de plus en plus un facteur important pour évaluer une solution innovatrice et les avantages à long terme d'un produit ou service.

C'est l'acheteur qui décide en fin de compte si votre produit répond à ses attentes. Les renseignements que vous fournissez dans la demande d'information permettent, par exemple, aux acheteurs d'élaborer pour le produit ou la solution une stratégie d'approvisionnement qui répond le mieux à leurs besoins opérationnels et qui est la plus conforme possible au coût et au cycle de vie prévus.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le ministère des Finances a conçu le présent guide pour aider les petites et moyennes entreprises à trouver l'information qu'elles cherchent pour faire affaire avec le secteur parapublic de l'Ontario. Le présent guide résume et aborde des questions complexes. Il n'est pas exhaustif et ne tient pas compte de situations et de faits particuliers. Il renvoie également à des lois et des pratiques qui peuvent changer. Par conséquent, le présent guide de même que tout hyperlien ou toute information relativement à d'autres sources citées comme référence ne peuvent être considérés comme entièrement fiables ni être substitués à des conseils juridiques ou professionnels spécialisés visant une question donnée. Bien que ce guide ait été rédigé avec soin, le ministère n'assume aucune responsabilité à l'égard de son contenu, ou des conséquences, directes ou indirectes, découlant de son utilisation.

Pour en savoir plus :

Courriel : BPSSupplyChain@ontario.ca

Secrétariat de la gestion de la chaîne d'approvisionnement dans le secteur parapublic
Ministère des Finances
Bureau du Conseil du Trésor
777, rue Bay, 8e étage
Toronto (Ontario)
M5G 2C8

Faire affaire avec le secteur parapublic ontarien
Guide destiné aux petites et moyennes entreprises
Produit par le Secrétariat de la chaîne d'approvisionnement dans le secteur parapublic

ISBN 978-1-4606-0635-3
Révision : janvier 2013

Available in English