Mis à jour le 7 août 2020
Modifications apportées à la Directive en matière d’approvisionnement de la fonction publique de l’Ontario
À compter du 1er septembre 2020, les modifications apportées à la Directive en matière d’approvisionnement de la fonction publique de l’Ontario établissent de nouvelles exigences concernant le recours à des consultants et des conseillers principaux dans le secteur public.
Les modifications figurent dans les mesures provisoires de la Directive en matière d’approvisionnement de la Fonction publique de l’Ontario (annexe B), à savoir:
Une autre modification aux mesures provisoires consiste en l’introduction du terme « entités gouvernementales » aux fins de cohérence avec la terminologie de la Loi sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
La liste de contrôle et les lignes directrices se trouvent dans les outils et modèles d’approvisionnement.
Nous nous employons assidûment pour mobiliser les parties prenantes, car leur rétroaction est essentielle à la réussite de cette initiative. Dans le cadre de la mobilisation des parties prenantes, nous avons obtenu les commentaires d'organismes du secteur parapublic concernant la valeur-seuil relative à la présentation des rapports de justification de l'approvisionnement. En réponse à cette rétroaction, le gouvernement apporte aux mesures provisoires la modification suivante :
1. Les organismes provinciaux, Ontario Power Generation et la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité peuvent-ils avoir accès aux ententes générales visant les fournisseurs attitrés du gouvernement de l'Ontario?
Oui. Les renseignements sur l'accès aux ententes visant les fournisseurs attitrés sont disponibles sur le site Web Faire affaire avec le gouvernement de l'Ontario.
Les acheteurs doivent s'inscrire pour avoir accès aux ententes de fournisseurs attitrés. L'information concernant la manière de s'inscrire est fournie sur le site Web.
2. À quel endroit est-il possible pour les organismes provinciaux, Ontario Power Generation et la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité de prendre connaissances des biens et services disponibles dans le cadre du Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés?
Une fois inscrits (voir question #3), les acheteurs peuvent accéder à une liste complète des biens et services disponibles dans le cadre du Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés, ainsi qu'aux détails sur chacun des contrats, y compris l'information sur les prix. Le lien d'accès sera fourni dans un courriel de confirmation d'inscription. Pour toute question concernant un contrat particulier avec un fournisseur attitré, les acheteurs peuvent communiquer avec le gestionnaire des contrats dont les coordonnées sont indiquées dans le guide d'utilisation.
3. Nous travaillons pour un organisme faisant partie de la FPO, et nous avons obtenu une soumission inférieure à celle de l'entente générale d'un fournisseur attitré du gouvernement de l'Ontario. Devons-nous tout de même utiliser cette entente?
Oui, vous devez utiliser cette entente si les biens ou les services correspondent à vos besoins opérationnels. Lors de la mise en place des ententes avec les fournisseurs attitrés, divers facteurs (en plus des prix) sont pris en considération. Dans les circonstances limitées et exceptionnelles où il n'est pas possible d'utiliser une entente existante, vous devez présenter un rapport de justification de l'approvisionnement à la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario (GCAO) au moins 45 jours civils avant l'annonce d'un projet d'approvisionnement à la communauté des fournisseurs.
Bien qu'il soit nécessaire d'utiliser l'entente relative aux fournisseurs attitrés, veuillez fournir au gestionnaire des contrats de la GCAO les renseignements dont vous disposez concernant les coûts inférieurs afin que nous en tenions compte dans le cadre de notre processus continu d'examen et de planification.
4. Le fournisseur attitré nous a informés qu'il n'était pas en mesure de nous fournir les biens ou services que nous souhaitons nous procurer. Que devons-nous faire?
Veuillez communiquer sans délai avec le gestionnaire des contrats au ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs pour une évaluation de la question et des solutions possibles.
5. Notre organisme faisant partie de la FPO dispose d'ententes avec des fournisseurs attitrés particulières aux organismes faisant partie de la FPO. Pouvons-nous continuer à les utiliser?
Oui, les ententes avec les fournisseurs attitrés actuelles particulières aux organismes faisant partie de la FPO ou partagées entre deux ministères ou plus peuvent encore être utilisées. Les nouvelles ententes avec les fournisseurs attitrés particulières à un organisme faisant partie de la FPO doivent respecter les exigences de la directive sur l'approvisionnement pour la fonction publique de l'Ontario, y compris les mesures provisoires pour la FPO (annexe B de la directive).
Si vous avez accès à deux ententes avec des fournisseurs attitrés pour les mêmes biens et services, vous devriez utiliser l'entente générale visant les fournisseurs attitrés de la FPO. Dans les circonstances limitées et exceptionnelles où ce n'est pas possible ni approprié, veuillez présenter un rapport de justification de l'approvisionnement - voir la Question 27 pour de plus amples renseignements.
6. Notre organisation a accès à des contrats par l'intermédiaire d'organismes de service commun, d'organismes de groupement d'achats et autres groupements d'achats coopératifs. Pouvons-nous continuer à utiliser ces contrats?
Oui, les contrats actuels qui sont à la disposition de votre organisation par l'intermédiaire d'organismes de service commun, d'organismes de groupement d'achats et autres groupements d'achats coopératifs peuvent encore être utilisés par votre organisation.
7. Comment les ministères peuvent-ils trouver de l'information sur les contrats disponibles par l'intermédiaire d'autres entités et qui pourraient correspondre à nos besoins opérationnels dans le cas où il n'existe pas d'entente générale ou d'entente particulière aux organismes faisant partie de la FPO?
À l'heure actuelle, il n'existe pas de dépôt central des contrats à disposition des ministères, des organismes provinciaux ou des organismes désignés du SP. Au fur et à mesure que les renseignements seront recueillis dans le cadre des mesures intérimaires, un dépôt central des contrats sera élaboré et mis à disposition.
Au cours des prochains mois, des renseignements supplémentaires seront communiqués aux ministères, aux organismes provinciaux et aux organismes désignés du SP alors que nous recueillons et partageons des données sur les nouveaux contrats, les pratiques exemplaires et autres occasions de partage d'information.
8. Nous sommes en train de mener un deuxième processus de sélection en utilisant une entente générale visant les fournisseurs attitrés. Devons-nous soumettre un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement pour un énoncé des travaux d'une durée de plus de deux ans?
Non, l'approvisionnement a été réalisé alors que l'entente générale visant les fournisseurs attitrés a été accordée.
9. Nous sommes en train de mener un deuxième processus de sélection en utilisant une entente multiministérielle de plus de deux ans et de plus de 25 000 $, devons-nous remplir un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement?
Non, l'approvisionnement a été réalisé alors que l'entente a été accordée.
10. Quelle est la raison d'être de ces nouvelles mesures provisoires?
Ces mesures provisoires favorisent les possibilités d'approvisionnement collectif tout en contribuant à assurer la continuité des activités et des services pendant l'établissement d'un système centralisé. Les mesures soutiennent également la collecte des données nécessaires à la mise en œuvre d'un système centralisé.
11. Quels sont les avantages des mesures provisoires?
Les nouvelles mesures nous permettront d'assurer la collecte de renseignements et la détermination de possibilités d'achats en bloc en vue de réaliser de meilleurs gains d'efficience et de tirer parti des occasions d'engager des dépenses afin de soutenir la centralisation. Par exemple, les mesures provisoires peuvent nous permettre de repérer les cas où plusieurs organisations envisagent d'acheter des biens ou des services similaires, ce qui favoriserait une approche plus collaborative plutôt que de fonctionner de façon indépendante.
12. À qui les mesures provisoires s'appliquent-elles?
Les mesures comprennent des exigences pour la FPO qui s'appliquent à l'ensemble des ministères et des organismes provinciaux, à Ontario Power Generation et à la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité.
Les mesures comportent également des attentes à l'égard des organismes désignés du SP, en particulier les hôpitaux, les conseils scolaires, les universités, les collèges d'arts appliqués et de technologie et les établissements postsecondaires de l'Ontario, les sociétés d'aide à l'enfance, et les personnes morales contrôlées par un ou plusieurs organismes désignés du secteur parapublic dont la mission exclusive ou principale consiste à acheter des biens ou des services pour le compte d'un ou de plusieurs organismes désignés du secteur parapublic, particulièrement les organismes de service commun et les organismes de groupement d'achats.
Les ministères de financement informeront les organismes désignés du SP de la manière dont les mesures s'appliqueront à eux. Selon l'autorité législative existante, les ministères peuvent demander aux organismes désignés du SP de suivre l'ensemble des mesures ou une partie de celles-ci. Dans d'autres cas, le ministère de financement demandera à l'organisme désigné du SP de se conformer aux mesures de façon &c volontaire.
Le ministère qui assure la principale relation de financement de l'organisme désigné du SP est considéré comme étant le ministère de financement.
13. Ces nouvelles mesures provisoires ont-elles une incidence sur les approvisionnements actuellement affichés ou fermés?
Non. Les approvisionnements actuellement affichés ou fermés ne sont pas touchés. Les mesures provisoires s'appliquent aux nouveaux approvisionnements. Voir la Question 18 ci-dessous.
14. Devons-nous résilier les contrats que nous avons déjà qui ont une durée de plus de deux ans?
Non, les mesures provisoires ne s'appliquent pas aux contrats déjà en place.
15. Les mesures provisoires s'appliquent-elles à tous les types d'approvisionnement?
Les mesures provisoires s'appliquent à ce qui suit :
Les mesures ne s'appliquent pas à ce qui suit :
16. Quels approvisionnements sont considérés comme étant nouveaux?
Par nouvel approvisionnement, on entend tout processus (demande de propositions, demande d'information, approvisionnement concurrentiel restreint) d'acquisition d'un bien ou d'un service, lequel s'amorce (c.-à-d., annonce à la communauté des fournisseurs) après l'entrée en vigueur des mesures provisoires, et oû il n'y a aucun engagement préexistant pour l'acquisition du bien ou du service de la part de l'acheteur. L'option de prolonger le contrat existant est considérée comme étant un nouvel approvisionnement aux fins des mesures provisoires. L'utilisation des ententes visant les fournisseurs attitrés n'est pas considérée comme étant un approvisionnement.
17. Pouvons-nous nous prévaloir des options de prolongation que nous avons dans certains contrats?
Vos options de prolongation doivent être évaluées en fonction des mesures provisoires. Si la prolongation satisfait aux exigences des mesures provisoires, vous pouvez alors vous prévaloir de l'option. Si l'option de prolongation ne satisfait pas aux mesures provisoires, vous pourriez envisager d'autres options (pour déterminer s'il s'agit d'une entente générale relative aux fournisseurs attitrés, communiquez avec la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario (à BPSSupplyChain@ontario.ca) pour explorer la disponibilité d'ententes générales ou de possibilités de collaboration. À noter que la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
Si vous décidez d'aller de l'avant avec une prolongation ne respectant pas les mesures provisoires, veuillez remplir et soumettre le formulaire de justification de l'approvisionnement. (Voir la graphique pour des renseignements supplémentaires sur le formulaire et la procédure.)
18. Quel est le plan de communication avec les organismes provinciaux et quel soutien recevront-ils pour la mise en œuvre des nouvelles mesures provisoires?
Des renseignements à propos des mesures provisoires seront envoyés aux organismes provinciaux par chacun des ministères qui en ont la responsabilité. Le ministère de l'Énergie, du Développement du Nord et des Mines communiquera avec Ontario Power Generation et la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité. Également, la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario offre aux organismes du soutien, des conseils et de l'encadrement. À noter que la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
19. Quel est le plan de communication avec les organismes désignés du SP et quel soutien recevront-ils pour la mise en œuvre des nouvelles mesures provisoires?
Des renseignements à propos des mesures provisoires seront envoyés aux organismes désignés du SP par chacun des ministères qui assurent la principale relation de financement. Également, la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario offre aux organismes du soutien, des conseils et de l'encadrement. À noter que la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
20. Quand ces nouvelles mesures provisoires entreront-elles en vigueur?
Les nouvelles mesures provisoires et les procédures opérationnelles correspondantes liées à la production de rapports en matière d'approvisionnement et de justification de l'approvisionnement entrent en vigueur à compter du 18 mars 2019. Tout processus d'approvisionnement annoncé à la communauté des fournisseurs avant cette date peut se poursuivre comme prévu.
21. Combien de temps les mesures provisoires seront-elles en vigueur?
Les mesures provisoires seront en vigueur jusqu'à nouvel ordre.
22. Les ministères devraient-ils envisager de mettre à jour le protocole d'entente avec leurs organismes provinciaux pour refléter les mesures provisoires pour la FPO? Qu'en est-il des mesures provisoires et des ententes de paiement de transfert avec les organismes désignés du SP?
Non, il n'est ni nécessaire ni approprié de mettre à jour les protocoles d'entente avec les organismes provinciaux ou les ententes de paiement de transfert avec les organismes désignés du SP.
23. Les organismes désignés du SP sont-ils tenus de recourir à un organisme de service commun ou à un contrat d'achat en bloc?
Notez que les ministères de financement informeront les organismes désignés du SP de la manière dont ils seront touchés par les mesures provisoires. Voir la question 14. Si les mesures provisoires s'appliquent, les organismes désignés du SP doivent utiliser les ententes de fournisseurs attitrés, s'il en existe.
Les organismes désignés du SP peuvent utiliser les ententes générales visant les fournisseurs attitrés de la FPO, ou les ententes-cadres des organismes de service commun (OSC) et des organismes de groupement d'achats (OGA). Les ententes-cadres des OSC et des OGA ou autres ententes d'achat en bloc sont en général d'excellents moyens d'optimiser les ressources, et, si elles ont été mises en place selon un processus effectué de fa¸on équitable, ouverte, transparente et conforme, elles correspondent à la définition d'une entente de fournisseur attitré aux fins des mesures provisoires.
Dans les cas oû l'utilisation d'une entente relative aux fournisseurs attitrés ou d'une entente d'achat en bloc n'est pas possible ni appropriée, les organismes désignés du SP pourraient être tenus de présenter un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement à leur ministère de financement au moins 45 jours civils avant l'annonce du projet d'approvisionnement à la communauté des fournisseurs.
24. Si nous utilisons une entente générale d'un fournisseur attitré du gouvernement de l'Ontario ou une entente-cadre avec un OSC ou un OGA, pouvons-nous signer un contrat pour une durée de plus de deux ans?
Oui. L'activité d'approvisionnement des ententes visant les fournisseurs attitrés a lieu à la mise en place du contrat.
25. Quand devrait-on remplir un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement?
Pour la FPO : Veuillez présenter un Formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement pour tous les nouveaux approvisionnements visés qui :
Pour les organismes désignés du SP : Si le ministère de financement a informé l'organisme désigné du SP qu'il s'agit d'une exigence, l'organisme désigné du SP devra présenter un Formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement pour tous les nouveaux approvisionnements visés qui :
Exemples d'utilisation du formulaire de rapport de justification
| Scénario | Formulaire requis? | Raison |
|---|---|---|
| Bien/service d'une valeur de 350 000 $, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de moins de 2 ans avec prolongations | NON | Contrat de 2 ans ou moins |
| Bien/service d'une valeur de 100 000 $, utilisation d'une entente générale d'acquisition de licences en quantité, contrat de 3 ans avec prolongations | NON | Utilisation d'une entente générale |
| Bien d'une valeur de 20 000 $, sur invitation, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de 4 ans | NON | Valeur de moins de 25 000 $, les mesures ne s'appliquent pas |
| Bien/service d'une valeur de 100 000 $, fournisseur exclusif, contrat de 3 ans | OUI | Contrat de plus de 2 ans |
| Travaux de construction d'une valeur de 5 M$, contrat de 5 ans | NON | Pas nécessaire pour le domaine de la construction |
| Biens d'une valeur de 600 000 $, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de 3 ans, approbation organisationnelle déjà obtenue, mais non publiée | OUI | Contrat de plus de 2 ans, et non annoncé avant le 18 mars 2019 |
| Services d'une valeur de 40 000 $, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de 5 ans, annonce le 10 mars 2019, mais aucun contrat signé | NON | Publication avant l'annonce du 18 mars 2019 |
| Bien/service d'une valeur de plus de 25 000 $; contrat d'un an + prolongation d'un an | NON | Contrat total de 2 ans ou moins |
S'il ne s'agit pas d'une exigence, l'organisme peut alors soumettre le rapport de façon volontaire.
26. Où peut-on trouver le formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement et comment doit-on le remplir?
Il est possible de télécharger le Formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement à partir du Répertoire central des formulaires du gouvernement de l'Ontario avec les instructions pour le remplir.
De plus, la GCAO tiendra des séances d'information à l'intention des ministères, des organismes provinciaux et des organismes désignés du SP au sujet des mesures provisoires. Les dates des séances d'information et les renseignements pour s'y inscrire seront disponibles sur le site Web Faire affaire avec le gouvernement de l'Ontario dans la section Pour les acheteurs.
Vous pouvez également communiquer avec votre ministère responsable pour de plus amples renseignements. De plus, pour toute question qui n'aurait pas été abordée dans le formulaire ou dans le cadre des séances d'information, il est possible d'obtenir des conseils auprès de la GCAO à l'adresse BPSSupplyChain@ontario.ca. À noter que la GCAO communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
27. De quelle manière les organismes désignés du SP et les organismes provinciaux peuvent-ils soumettre pour examen un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement?
Les organismes provinciaux doivent présenter leurs formulaires directement à la GCAO. Le ministère responsable peut en demander un exemplaire.
Les organismes désignés du SP doivent présenter leurs formulaires directement à leur ministère responsable.
28. À quel endroit les ministères doivent-ils acheminer le rapport de justification de l'approvisionnement reçu d'un organisme désigné du SP?
Le rapport doit être envoyé à BPSSupplyChain@ontario.ca dans les 10 jours suivant la réception.
29. Qui doit signer le rapport de justification de l'approvisionnement avant qu'il ne soit présenté?
FPO : Le signataire est à la discrétion de l'organisme de la FPO.
30. Après avoir soumis notre rapport de justification de l'approvisionnement, avons-nous besoin d'une approbation de la GCAO ou du ministère de financement pour aller de l'avant avec un projet d'approvisionnement?
Non, après examen du rapport de justification de l'approvisionnement, la GCAO communiquera avec les organismes désignés du SP concernant les occasions potentielles. La présentation du rapport de justification de l'approvisionnement ne modifie pas le pouvoir de l'organisme de procéder à l'approvisionnement comme prévu. Il importe de préciser que le processus d'approvisionnement peut se poursuivre une fois le rapport présenté.
31. Les contrats de maintenance et d'entretien des équipements sont-ils touchés par les mesures provisoires?
Oui, ces types de contrats de service sont visés, à moins que le contrat ne soit lié à des travaux de construction; ou mis en place par Ontario Power Generation ou la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité pour un approvisionnement qui n'est pas connexe à l'administration interne.
32. À quoi le formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement servira-t-il?
Ce formulaire présente les renseignements nécessaires pour déterminer les possibilités d'économies dans l'ensemble de la FPO et du SP. Après avoir examiné les renseignements fournis sur le formulaire, la GCAO répondra aux organismes et offrira, le cas échéant, des conseils sur la durée des contrats, les possibilités de collaboration et l'utilisation d'ententes générales à prendre en considération. La présentation du formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement ne modifie pas le pouvoir de l'organisme de procéder à l'approvisionnement comme prévu. Il importe de préciser que le processus d'approvisionnement peut se poursuivre une fois le formulaire présenté.
33. Existe-t-il un rapport type sur l'approvisionnement prévu ainsi que des directives à disposition de tous les organismes?
Des renseignements concernant les rapports sur l'approvisionnement prévu seront bientôt fournis. Nous organiserons également des séances d'information sur les obligations en matière de présentation de rapports tout au long de la période provisoire. Les intervenants auront l'occasion d'y participer
34. Quelle est la période concernée relativement aux prévisions en matière d'approvisionnement?
Les prévisions doivent comprendre les approvisionnements prévus pour 2019, 2020 et 2021 et être mises à jour tous les six mois dans le cadre du rapport d'étape sur les activités.
35. Les présentations générales sont-elles permises? Par exemple, un ensemble de projets " semblables " ou de projets liés et présentés dans un même rapport de justification.
Le formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement est conçu pour le traitement de projets d'approvisionnement distincts et chaque formulaire a son bouton " Soumettre ". Les renseignements sur chacun des projets d'approvisionnement sont nécessaires à la détermination de possibilités d'achats en bloc en vue de réaliser de meilleurs gains d'efficience et de tirer parti du pouvoir d'achat du secteur public afin de soutenir la centralisation. Par conséquent, l'approche des présentations générales n'est pas utilisée.
36. Les données et les rapports seront-ils communiqués aux équipes d'approvisionnement des ministères?
Il n'est pas prévu pour le moment de partager les rapports avec les équipes d'approvisionnement. Le MSGSC travaille à la collecte de renseignements sur l'approvisionnement à l'échelle du gouvernement afin de déterminer les possibilités d'achats en bloc en vue de réaliser de meilleurs gains d'efficience et de tirer parti des possibilités d'engager des dépenses.
37. Comment les mesures concordent-elles aux règles qui régissent un organisme, particulièrement les règlements d'une loi qui lui permettent d'assurer ses approvisionnements de manière indépendante? Par exemple, l'article 8 de la Loi de 2006 sur Metrolinx " Obligations de la Régie : approvisionnement ". Des modifications aux mesures législatives seront-elles apportées ou nécessaires pour appuyer les activités relatives à l'initiative de centralisation?
Les mesures provisoires sont obligatoires pour les ministères et les organismes. Le Conseil des ministres a demandé à tous les ministères de surveillance d'examiner les mécanismes de réglementation applicables qui régissent les organismes/SP afin de favoriser la conformité aux règles transitoires.