Mis à jour le 23 septembre 2019
Nous nous employons assidûment pour mobiliser les parties prenantes, car leur rétroaction est essentielle à la réussite de cette initiative. Dans le cadre de la mobilisation des parties prenantes, nous avons obtenu les commentaires d'organismes du secteur parapublic concernant la valeur-seuil relative à la présentation des rapports de justification de l'approvisionnement. En réponse à cette rétroaction, le gouvernement apporte aux mesures provisoires la modification suivante :
1. Les acheteurs du secteur parapublic (SP) peuvent-ils avoir accès aux ententes générales visant les fournisseurs attitrés du gouvernement de l'Ontario?
Oui. Les renseignements sur l'accès aux ententes visant les fournisseurs attitrés sont disponibles sur le site Web Faire affaire avec le gouvernement de l'Ontario. Les acheteurs doivent s'inscrire pour avoir accès aux ententes de fournisseurs attitrés. L'information concernant la manière de s'inscrire est fournie sur le site Web.
2. À quel endroit est-il possible pour les organismes désignés du SP de prendre connaissances des biens et services disponibles dans le cadre du Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés?
Une fois inscrits (voir question #1),les acheteurs peuvent accéder à une liste complète des biens et services disponibles dans le cadre du Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés, ainsi qu'aux détails sur chacun des contrats, y compris l'information sur les prix. Le lien d'accès sera fourni dans un courriel de confirmation d'inscription. Pour toute question concernant un contrat particulier avec un fournisseur attitré, les acheteurs peuvent communiquer avec le gestionnaire des contrats dont les coordonnées sont indiquées dans le guide d'utilisation.
3. Le fournisseur attitré nous a informés qu'il n'était pas en mesure de nous fournir les biens ou services que nous souhaitons nous procurer. Que devons-nous faire?
Veuillez communiquer sans délai avec le gestionnaire des contrats au ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs pour une évaluation de la question et des solutions possibles.
4. Notre organisation a accès à des contrats par l'intermédiaire d'organismes de service commun, d'organismes de groupement d'achats et autres groupements d'achats coopératifs. Pouvons-nous continuer à utiliser ces contrats?
Oui, les contrats actuels qui sont à la disposition de votre organisation par l'intermédiaire d'organismes de service commun, d'organismes de groupement d'achats et autres groupements d'achats coopératifs peuvent encore être utilisés par votre organisation. Si vous concluez de nouveaux contrats sur la base de ces ententes, les mesures provisoires s'appliqueront.
5. Nous sommes en train de mener un deuxième processus de sélection en utilisant une entente générale visant les fournisseurs attitrés. Devons-nous soumettre un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement pour un énoncé des travaux d'une durée de plus de deux ans?
Non, l'approvisionnement a été réalisé alors que l'entente générale visant les fournisseurs attitrés a été accordée.
6. Nous sommes en train de mener un deuxième processus de sélection en utilisant une entente multiministérielle de plus de deux ans et de plus de 100 000 $, devons-nous remplir un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement?
Non, l'approvisionnement a été réalisé alors que l'entente a été accordée.
7. Quelle est la raison d'être de ces nouvelles mesures provisoires?
Ces mesures provisoires favorisent les possibilités d'approvisionnement collectif tout en contribuant à assurer la continuité des activités et des services pendant l'établissement d'un système centralisé. Les mesures soutiennent également la collecte des données nécessaires à la mise en œuvre d'un système centralisé.
8. Quels sont les avantages des mesures provisoires?
Les nouvelles mesures nous permettront d'assurer la collecte de renseignements et la détermination de possibilités d'achats en bloc en vue de réaliser de meilleurs gains d'efficience et de tirer parti des occasions d'engager des dépenses afin de soutenir la centralisation. Par exemple, les mesures provisoires peuvent nous permettre de repérer les cas où plusieurs organisations envisagent d'acheter des biens ou des services similaires, ce qui favoriserait une approche plus collaborative plutôt que de fonctionner de façon indépendante.
9. À qui les mesures provisoires s'appliquent-elles?
Les mesures comprennent des exigences pour la FPO qui s'appliquent à l'ensemble des ministères et des organismes provinciaux, à Ontario Power Generation et à la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité.
Les mesures comportent également des attentes à l'égard des organismes désignés du SP, en particulier les hôpitaux, les conseils scolaires, les universités, les collèges d'arts appliqués et de technologie et les établissements postsecondaires de l'Ontario, les sociétés d'aide à l'enfance, et les personnes morales contrôlées par un ou plusieurs organismes désignés du secteur parapublic dont la mission exclusive ou principale consiste à acheter des biens ou des services pour le compte d'un ou de plusieurs organismes désignés du secteur parapublic, particulièrement les organismes de service commun et les organismes de groupement d'achats.
Les ministères de financement informeront les organismes désignés du SP de la manière dont les mesures s'appliqueront à eux. Selon l'autorité législative existante, les ministères peuvent demander aux organismes désignés du SP de suivre l'ensemble des mesures ou une partie de celles-ci. Dans d'autres cas, le ministère de financement demandera à l'organisme désigné du SP de se conformer aux mesures de façon volontaire.
Le ministère qui assure la principale relation de financement de l'organisme désigné du SP est considéré comme étant le ministère de financement.
10. Ces nouvelles mesures provisoires ont-elles une incidence sur les approvisionnements actuellement affichés ou fermés?
Non. Les approvisionnements actuellement affichés ou fermés ne sont pas touchés. Les mesures provisoires s'appliquent aux nouveaux approvisionnements.
11. Devons-nous résilier les contrats que nous avons déjà qui ont une durée de plus de deux ans?
Non, les mesures provisoires ne s'appliquent pas aux contrats déjà en place.
12. Les mesures provisoires s'appliquent-elles à tous les types d'approvisionnement?
Les mesures provisoires s'appliquent à ce qui suit :
Les mesures ne s'appliquent pas à ce qui suit :
13. Quels approvisionnements sont considérés comme étant « nouveaux »?
Par « nouvel » approvisionnement, on entend tout processus (demande de propositions, demande d'information, approvisionnement concurrentiel restreint) d'acquisition d'un bien ou d'un service, lequel s'amorce (c.-à-d., annonce à la communauté des fournisseurs) après l'entrée en vigueur des mesures provisoires, et où il n'y a aucun engagement préexistant pour l'acquisition du bien ou du service de la part de l'acheteur. L'option de prolonger le contrat existant est considérée comme étant un nouvel approvisionnement aux fins des mesures provisoires.
14. Pouvons-nous nous prévaloir des options de prolongation que nous avons dans certains contrats?
Vos options de prolongation doivent être évaluées en fonction des mesures provisoires. Si la prolongation satisfait aux exigences des mesures provisoires, vous pouvez alors vous prévaloir de l'option. Si l'option de prolongation ne satisfait pas aux mesures provisoires, vous pourriez envisager d'autres options (pour déterminer s'il s'agit d'une entente générale relative aux fournisseurs attitrés, communiquez avec la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario à BPSSupplyChain@ontario.ca) pour explorer la disponibilité d'ententes générales ou de possibilités de collaboration. À noter que la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
Si vous décidez d'aller de l'avant avec une prolongation ne respectant pas les mesures provisoires, veuillez remplir et soumettre le formulaire de justification de l'approvisionnement. (Voir la Question 21 pour des renseignements supplémentaires sur le formulaire et la procédure).
15. Quel est le plan de communication avec les organismes désignés du SP et quel soutien recevront-ils pour la mise en œuvre des nouvelles mesures provisoires?
Des renseignements à propos des mesures provisoires seront envoyés aux organismes désignés du SP par chacun des ministères qui assurent la principale relation de financement. également, la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario offre aux organismes du soutien, des conseils et de l'encadrement. À noter que la Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
16. Quand ces nouvelles mesures provisoires entreront-elles en vigueur?
Les nouvelles mesures provisoires et les procédures opérationnelles correspondantes liées à la production de rapports en matière d'approvisionnement et de justification de l'approvisionnement entrent en vigueur à compter du 18 mars 2019. Tout processus d'approvisionnement annoncé à la communauté des fournisseurs avant cette date peut se poursuivre comme prévu.
17. Combien de temps les mesures provisoires seront-elles en vigueur?
Les mesures provisoires seront en vigueur jusqu'à nouvel ordre.
18. Les ministères devraient-ils envisager de mettre à jour le protocole d'entente avec leurs organismes provinciaux pour refléter les mesures provisoires pour la FPO? Qu'en est-il des mesures provisoires et des ententes de paiement de transfert avec les organismes désignés du SP?
Non, il n'est ni nécessaire ni approprié de mettre à jour les protocoles d'entente avec les organismes provinciaux ou les ententes de paiement de transfert avec les organismes désignés du SP.
19. Les organismes désignés du SP sont-ils tenus de recourir à un organisme de service commun ou à un contrat d'achat en bloc?
Notez que les ministères de financement informeront les organismes désignés du SP de la manière dont ils seront touchés par les mesures provisoires. Voir la question 14.
Si les mesures provisoires s'appliquent :
Les organismes désignés du SP doivent utiliser les ententes de fournisseurs attitrés disponibles. Les contrats avec les organismes de service commun (OSC), les organismes de groupement d'achats (OGA) ou autres contrats d'achat en bloc sont en général d'excellents moyens d'optimiser les ressources. S'il est possible d'avoir accès à un contrat d'un OSC ou d'un OGA qui n'est pas disponible dans le cadre du Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés, les organismes désignés du SP sont encouragés à y avoir recours pour améliorer l'efficience des processus et optimiser les ressources.
Dans les cas où il n'est pas possible ni approprié de se conformer aux exigences, les organismes désignés du SP pourraient être tenus de présenter un rapport de justification de l'approvisionnement à leur ministère de financement au moins 45 jours civils avant l'annonce du projet d'approvisionnement à la communauté des fournisseurs.
20. Si nous utilisons une entente générale d'un fournisseur attitré du gouvernement de l'Ontario ou une entente-cadre avec un OSC ou un OGA, pouvons-nous signer un contrat pour une durée de plus de deux ans?
Oui, à condition que la durée du contrat corresponde aux modalités définies dans l'entente-cadre.
21. Quand devrait-on remplir un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement?
Pour les organismes désignés du SP, si le ministère de financement a informé l'organisme désigné du SP qu'il s'agit d'une exigence, l'organisme désigné du SP devra présenter un Formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement pour tous les nouveaux approvisionnements visés qui :
Exemples d'utilisation du formulaire de rapport de justification
| Scénario | Formulaire requis? | Raison |
|---|---|---|
| Bien/service d'une valeur de 350 000 $, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de moins de 2 ans avec prolongations | NON | Contrat de 2 ans ou moins |
| Bien/service d'une valeur de 100 000 $, utilisation d'une entente générale d'acquisition de licences en quantité, contrat de 3 ans avec prolongations | NON | Utilisation d'une entente générale |
| Bien d'une valeur de 90 000 $, sur invitation, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de 4 ans | NON | Valeur de moins de 100 000 $, les mesures ne s'appliquent pas |
| Bien/service d'une valeur de 100 000 $, fournisseur exclusif, contrat de 3 ans | OUI | Contrat de plus de 2 ans |
| Travaux de construction d'une valeur de 5 M$, contrat de 5 ans | NON | Pas nécessaire pour le domaine de la construction |
| Biens d'une valeur de 600 000 $, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de 3 ans, approbation organisationnelle déjà obtenue, mais non publiée | OUI | Contrat de plus de 2 ans, et non annoncé avant le 18 mars 2019 |
| Services d'une valeur de 200 000 $, entente relative aux fournisseurs attitrés non disponible, contrat de 5 ans, annonce le 10 mars 2019, mais aucun contrat signé | NON | Publication avant l'annonce du 18 mars 2019 |
| Bien/service d'une valeur de plus de 100 000 $; contrat d'un an + prolongation d'un an | NON | Contrat total de 2 ans ou moins |
S'il ne s'agit pas d'une exigence, l'organisme peut alors soumettre le rapport de façon volontaire.
22. Où peut-on trouver le formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement et comment doit-on le remplir?
Il est possible de télécharger le Formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement à partir du Répertoire central des formulaires du gouvernement de l'Ontario avec les instructions pour le remplir.
De plus, la GCAO tiendra des séances d'information à l'intention des ministères, des organismes provinciaux et des organismes désignés du SP au sujet des mesures provisoires. Les dates des séances d'information et les renseignements pour s'y inscrire seront disponibles dans la section Pour les acheteurs sur le site Web Faire affaire avec le gouvernement de l'Ontario .
Vous pouvez également communiquer avec votre ministère responsable pour de plus amples renseignements. De plus, pour toute question qui n'aurait pas été abordée dans le formulaire ou dans le cadre des séances d'information, il est possible d'obtenir des conseils auprès de la GCAO à l'adresse BPSSupplyChain@ontario.ca. À noter que la GCAO communiquera aux ministères de financement les renseignements à propos des demandes sur une base régulière.
23. De quelle manière les organismes désignés du SP et les organismes provinciaux peuvent-ils soumettre pour examen un formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement?
Les organismes désignés du SP doivent présenter leurs formulaires directement à leur ministère responsable.
24. Qui doit signer le rapport de justification de l'approvisionnement avant qu'il ne soit présenté?
Les organismes désignés du SP doivent s'en informer auprès de leur ministère de financement.
25. Après avoir soumis notre rapport de justification de l'approvisionnement, avons-nous besoin d'une approbation de la GCAO ou du ministère de financement pour aller de l'avant avec un projet d'approvisionnement?
Non, après examen du rapport de justification de l'approvisionnement, la GCAO communiquera avec les organismes désignés du SP concernant les occasions potentielles. La présentation du rapport de justification de l'approvisionnement ne modifie pas le pouvoir de l'organisme de procéder à l'approvisionnement comme prévu. Il importe de préciser que le processus d'approvisionnement peut se poursuivre une fois le rapport présenté.
26. Les contrats de maintenance et d'entretien des équipements sont-ils touchés par les mesures provisoires?
Oui, ces types de contrats de service sont visés, à moins que le contrat ne soit lié à des travaux de construction; ou mis en place par Ontario Power Generation ou la Société indépendante d'exploitation du réseau d'électricité pour un approvisionnement qui n'est pas connexe à l'administration interne.
27. À quoi le rapport de justification de l'approvisionnement servira-t-il?
Ce rapport présente les renseignements nécessaires pour déterminer les possibilités d'économies dans l'ensemble de la FPO et du SP. Après avoir examiné les renseignements indiqués dans le rapport, la GCAO peut procurer des conseils aux organismes sur la durée des contrats, les possibilités de collaboration et l'utilisation d'ententes générales. La présentation du rapport de justification de l'approvisionnement ne modifie pas le pouvoir de l'organisme de procéder à l'approvisionnement comme prévu. Il importe de préciser que le processus d'approvisionnement peut se poursuivre une fois le rapport présenté.
28. Les présentations générales sont-elles permises? Par exemple, un ensemble de projets " semblables " ou de projets liés et présentés dans un même rapport de justification.
Le formulaire de rapport de justification de l'approvisionnement est conçu pour le traitement de projets d'approvisionnement distincts et chaque formulaire a son bouton " Soumettre ". Les renseignements sur chacun des projets d'approvisionnement sont nécessaires à la détermination de possibilités d'achats en bloc en vue de réaliser de meilleurs gains d'efficience et de tirer parti du pouvoir d'achat du secteur public afin de soutenir la centralisation. Par conséquent, l'approche des présentations générales n'est pas utilisée.