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Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic

Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic

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émise par le Conseil de gestion du gouvernement
En vigueur : le 1er juillet 2011

Table des matières

PRÉAMBULE

La présente Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic (Directive) remplace la Directive en matière d’approvisionnement publiée par le Conseil de gestion du gouvernement le 1^er avril 2011.

1. OBJECTIF

La Directive vise ce qui suit :

• Faire en sorte que les organismes du secteur parapublic aient recours à un processus ouvert, équitable et transparent lorsqu'ils se procurent les biens et services financés par des fonds publics, dont ceux qui ont trait aux travaux de construction, aux services d'experts-conseils et à la technologie de l'information;
• Définir les responsabilités des organismes du secteur parapublic à chaque étape du processus d'approvisionnement;
• S'assurer que les processus d'approvisionnement sont gérés de façon uniforme au sein du secteur parapublic.

2. APPLICATION ET PORTÉE

La Directive s'applique à tous les organismes désignés du secteur parapublic prévus à l'article 12 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic. Elle s'appliquera graduellement de la façon décrite dans le tableau ci-dessous. La colonne « Calendrier » indique la date où la Directive commencera à s'appliquer tandis que la colonne « Secteur » indique le ou les groupes du secteur parapublic auxquels elle s'appliquera. Les groupes sont précisés dans la Partie I de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic.

Calendrier	Secteur
1er avril 2011	Hôpitaux Conseils scolaires Collèges Universités Sociétés d'accès aux soins communautaires Sociétés d'aide à l'enfance
1er janvier 2012	Organismes financés par des fonds publics qui ont reçu des fonds publics totalisant au moins 10 millions de dollars au cours de l'exercice précédent du gouvernement de l'Ontario

3. PRINCIPES

La Directive est fondée sur les cinq principes clés qui permettent aux organismes d'optimiser les ressources tout en suivant un processus d'approvisionnement qui est équitable et transparent pour tous les intéressés :

• Responsabilité/reddition des comptes
  Les organismes doivent assumer la responsabilité des résultats découlant de leurs décisions en matière d'approvisionnement et de la pertinence des méthodes employées.
• Transparence
  Les organismes doivent faire preuve de transparence envers tous les intéressés. Ces derniers doivent donc, autant que possible, avoir le même accès à l'information sur les projets de marchés, les processus et les résultats.
• Optimisation des ressources
  Les organismes doivent maximiser la valeur qu'ils tirent de l'utilisation des fonds publics. Une approche d'optimisation des ressources vise à offrir des produits et des services au coût total optimum.
• Prestation de services de qualité
  Les organismes qui fournissent des services de première ligne, p. ex., ceux qui sont chargés de l'enseignement et des soins aux patients, doivent recevoir les bons produits, au bon moment, au bon endroit.
• Normalisation des processus
  La mise en place de processus normalisés permet d'éliminer les inefficacités et d'uniformiser les règles du jeu.

4. PRINCIPALES DÉFINITIONS

Dans la Directive,

« activités liées à la chaîne d'approvisionnement » s'entend de toute activité directement ou indirectement liée aux processus de planification, de localisation des sources d'approvisionnement, d'achats, de déplacement et de paiement.

« biens et services » s'entend de tous biens, travaux de construction et services, y compris la technologie de l'information et les services d'experts-conseils;

« membres d'un organisme » s'entend de tous les fiduciaires, les membres du conseil d'administration, les cadres supérieurs et les employés de l'organisme, ou leur équivalent;

« organisme » s'entend de chaque organisme visé par les objectifs de la Directive.

5. EXEMPTIONS, EXCEPTIONS ET NON-APPLICATION EN VERTU D'ACCORDS COMMERCIAUX

Lorsqu'une clause d'exemption, d'exception ou de non-application existe en vertu de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) ou d'un autre accord commercial, les organismes peuvent appliquer cette clause lors de l'approvisionnement.

Lorsqu'un organisme affirme que l'approvisionnement est assujetti à une clause d'exemption, d'exception ou de non-application en vertu d'un accord commercial, il doit établir officiellement l'applicabilité de cette clause.

6. VALEUR DES ACHATS

Lorsque les organismes déterminent la valeur des achats à des fins d'approbation comme cela est décrit dans la Directive, ils ne doivent pas tenir compte des taxes de vente applicables.

7. EXIGENCES OBLIGATOIRES

7.1 CODE D'ÉTHIQUE POUR LA GESTION DE LA CHAÎNE D'APPROVISIONNEMENT (CODE)

Le Code ne remplace pas les codes d'éthique en place dans certains organismes; il se greffe plutôt à ces codes en fournissant des normes de pratique précises s'appliquant à la chaîne d'approvisionnement.

Les organismes doivent adopter officiellement le Code conformément à leurs processus de gouvernance de façon que tous les membres d'un organisme participant à des activités liées à la chaîne d'approvisionnement y soient assujettis.

Le Code doit être mis à la disposition de tous les membres de l'organisme, ainsi que des fournisseurs et des autres intéressés participant à des activités liées à la chaîne d'approvisionnement.

7.2 POLITIQUES ET PROCÉDURES RELATIVES À L'APPROVISIONNEMENT (EXIGENCES OBLIGATOIRES)

Les organismes doivent respecter les exigences de la Directive.

7.2.1 Exigence obligatoire no 1 : Répartition des tâches

Les organismes doivent répartir les tâches pour au moins trois des cinq fonctions liées à l'approvisionnement : demande, budget, engagement, réception et paiement. Ces fonctions doivent relever de services distincts ou, à tout le moins, de personnes distinctes.

S'il n'est pas possible de répartir les tâches, p. ex., dans le cas d'organismes de petite taille, il faut mettre en place des mécanismes de contrôle substitutifs adéquats, approuvés par un vérificateur externe.

7.2.2 Exigence obligatoire no 2 : Pouvoirs d'approbation

7.2.2.1 Biens et services autres que d'experts-conseils

Les organismes doivent établir un tableau de pouvoirs d'approbation (TPA) pour l'approvisionnement en biens et en services autres que d'experts-conseils. Ce tableau doit préciser, pour chaque fonction liée à l'approvisionnement indiquée à 7.2.1, les pouvoirs d'approbation nécessaires pour différents seuils de valeur des achats. Le TPA doit être approuvé par le conseil d'administration de l'organisme ou son équivalent.

Tout approvisionnement en biens et services autres que d'experts-conseils doit être approuvé au préalable par la personne investie des pouvoirs appropriés conformément au TPA de l'organisme.

Tout approvisionnement non concurrentiel en biens et services autres que d'experts-conseils doit être approuvé au préalable par la personne investie des pouvoirs appropriés qui est d'un échelon plus élevé que ce qui est indiqué dans le TPA pour l'approvisionnement concurrentiel.

7.2.2.2 Services d'experts-conseils

Tout approvisionnement en services d'experts-conseils doit être approuvé au préalable, conformément au Tableau de pouvoirs d'approbation pour les services d'experts-conseils qui suit.

Tableau de pouvoirs d'approbation (TPA) pour les services d'experts-conseils

Méthode d'approvisionnement	Valeur des achats	Pouvoirs d'approbation
Processus concurrentiel restreint	Entre 0 $ et 100 000 $	TPA de l'organisme pour les biens et services autres que d'experts-conseils
Processus concurrentiel ouvert	N'importe quelle valeur	TPA de l'organisme pour les biens et services autres que d'experts-conseils
Processus non concurrentiel*	Entre 0 $ et 1 000 000 $	Président, chef de la direction ou équivalent
	1 000 000 $ et plus	Conseil d'administration ou équivalent

Les organismes ne doivent pas réduire la valeur globale des achats (p. ex., en les divisant) en vue de contourner les exigences relatives aux approbations de leur TPA ou du TPA pour les services d'experts-conseils.

7.2.3 Exigence obligatoire no 3 : Seuils d'approvisionnement concurrentiel

Les organismes doivent avoir recours à un processus d'approvisionnement concurrentiel ouvert lorsque la valeur estimée des biens ou des services est de 100 000 $ ou plus. Les exemptions doivent être conformes aux accords commerciaux pertinents.

Les organismes doivent avoir recours à un processus d'approvisionnement concurrentiel pour des services d'experts-conseils, peu importe leur valeur. Les exemptions doivent être conformes aux accords commerciaux pertinents.

Biens, services autres que d'experts-conseils et travaux de construction

Valeur totale des achats	Méthode d'approvisionnement	Recommandée/Exigée
Entre 0 $ et 100 $	Débours de petite caisse	Recommandée
Entre 100 $ et 3 000 $	Carte pour petits achats	Recommandée
Entre 3 000 $ et 10 000 $	Bon de commande	Recommandée
Entre 10 000 $ et 100 000 $	Processus concurrentiel restreint (au moins trois fournisseurs sont invités à présenter une soumission)	Recommandée
100 000 $ et plus	Processus concurrentiel ouvert	Exigée

Services d'experts-conseils

Valeur totale des achats	Méthode d'approvisionnement	Recommandée/Exigée
Entre 0 $ et 100 000 $	Processus concurrentiel restreint ou ouvert	Exigée
100 000 $ et plus	Processus concurrentiel ouvert	Exigée

Les organismes ne doivent pas réduire la valeur globale de leurs achats (p. ex., en les divisant) en vue de contourner les exigences relatives aux seuils d'approvisionnement concurrentiel.

7.2.4 Exigence obligatoire no 4 : Collecte d'information

Lorsque les recherches informelles liées à des fournisseurs ou des produits donnent des résultats insuffisants, on peut avoir recours à des processus officiels tels qu'une demande d'information ou une demande de déclarations d'intérêt, si cela est justifié en tenant compte du temps et des efforts exigés.

La réponse d'un fournisseur potentiel à une demande d'information ou à une demande de déclarations d'intérêt ne doit pas entraîner la sélection préalable de ce fournisseur ni accroître les chances des fournisseurs participants d'être retenus pour un contrat subséquent.

7.2.5 Exigence obligatoire no 5 : Sélection préalable de fournisseurs

La demande de qualification permet aux organismes de recueillir des renseignements sur les capacités et les compétences des fournisseurs afin de procéder à une sélection préalable en vue de combler un besoin immédiat d'un bien ou service ou de déterminer des candidats qualifiés en prévision de futurs processus concurrentiels.

Les modalités de la demande de qualification doivent indiquer que l'organisme n'est pas tenu de se procurer des biens ou des services auprès de l'un ou l'autre des fournisseurs qui se sont préqualifiés.

7.2.6 Exigence obligatoire no 6 : Affichage des documents d'approvisionnement concurrentiel

L'annonce des processus d'approvisionnement concurrentiels ouverts doit se faire au moyen d'un système d'appel d'offres électronique auquel tous les fournisseurs canadiens ont accès facilement.

7.2.7 Exigence obligatoire no 7 : Durée de la période d'affichage des documents d'approvisionnement concurrentiel

Les organismes doivent accorder aux fournisseurs au moins 15 jours civils pour préparer leur soumission pour des biens ou des services d'une valeur de 100 000 $ ou plus.

Les organismes doivent envisager de donner aux fournisseurs au moins 30 jours civils lorsqu'il s'agit d'approvisionnements pour des projets complexes, à risques élevés ou de grande valeur.

7.2.8 Exigence obligatoire no 8 : Réception des soumissions

La date et l'heure de clôture pour la présentation des soumissions doivent être indiquées clairement dans les documents d'approvisionnement concurrentiel. Les organismes doivent veiller à ce que la date de clôture d'un processus d'approvisionnement concurrentiel corresponde à une journée normale de travail (du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés provinciaux et nationaux).

Les soumissions présentées après l'heure de clôture doivent être retournées sans avoir été ouvertes.

7.2.9 Exigence obligatoire no 9 : Critères d'évaluation

Avant que le processus d'approvisionnement concurrentiel ne soit amorcé, des critères d'évaluation doivent être élaborés, passés en revue et approuvés par les personnes investies des pouvoirs d'approbation appropriés.

Les documents d'approvisionnement concurrentiel doivent décrire clairement les critères obligatoires, cotés par points et autres qui serviront à évaluer les soumissions, y compris le facteur de pondération de chaque critère.

Les critères obligatoires (p. ex., normes techniques) devraient être gardés à un minimum pour éviter que des soumissions ne soient rejetées inutilement.

La pondération justifiable maximum doit être allouée au volet prix/coût des critères d'évaluation.

Tous les critères doivent être conformes à 7.2.14, Non-discrimination, de la Directive.

Les critères d'évaluation ne peuvent être modifiés que par voie d'un addenda aux documents d'approvisionnement concurrentiel.

Les organismes peuvent demander aux fournisseurs de leur suggérer des stratégies ou solutions de rechange dans le cadre de leur soumission. Dans ce cas, les organismes doivent établir des critères pour évaluer ces stratégies ou solutions avant d'entreprendre le processus d'approvisionnement concurrentiel. Ces stratégies ou solutions ne peuvent être prises en considération que si elles sont demandées explicitement dans les documents d'approvisionnement concurrentiel.

7.2.10 Exigence obligatoire no 10 : Divulgation du processus d'évaluation

Les documents d'approvisionnement concurrentiel doivent divulguer intégralement la méthodologie et le processus utilisés pour l'évaluation des soumissions, dont la méthode utilisée en cas de résultats égaux.

Les documents d'approvisionnement concurrentiel doivent préciser que les soumissions qui ne respectent pas les critères obligatoires seront rejetées.

7.2.11 Exigence obligatoire no 11 : Équipe d'évaluation

Les processus d'approvisionnement concurrentiel doivent comporter une équipe d'évaluation chargée d'examiner toutes les soumissions conformes et de leur donner une note.

Les membres de l'équipe d'évaluation doivent connaître les restrictions se rattachant à l'utilisation et à la communication de renseignements confidentiels et commercialement sensibles recueillis au cours des processus d'approvisionnement concurrentiel et s'abstenir de prendre part à des activités qui pourraient créer ou sembler créer un conflit d'intérêts.

Les membres de l'équipe d'évaluation doivent signer une déclaration sur les conflits d'intérêts et une entente de non-divulgation des renseignements confidentiels.

7.2.12 Exigence obligatoire no 12 : Grille d'évaluation

Chaque membre de l'équipe d'évaluation doit remplir une grille d'évaluation pour donner une note à chaque soumission. Les notes d'évaluation doivent être inscrites dans des dossiers qui seront conservés à des fins de vérification.

Les évaluateurs doivent s'assurer que toutes les déclarations qu'ils font, oralement ou par écrit, sont équitables, factuelles et pleinement justifiables.

7.2.13 Exigence obligatoire no 13 : Soumission gagnante

La soumission qui obtient la plus haute note lors de l'évaluation et qui respecte toutes les exigences obligatoires énoncées dans le document d'approvisionnement concurrentiel doit être déclarée la soumission gagnante.

7.2.14 Exigence obligatoire no 14 : Non-discrimination

Les organismes ne doivent pas faire de discrimination ni accorder un traitement de faveur lors de l'attribution d'un contrat à un fournisseur dans le cadre d'un processus d'approvisionnement concurrentiel.

7.2.15 Exigence obligatoire no 15 : Exécution du contrat

Les modalités de l'accord entre l'organisme et le fournisseur retenu doivent être définies officiellement dans un contrat écrit devant être signé avant la fourniture des biens ou des services.

Dans les situations où l'organisme doit se procurer sans délai des biens ou des services et que le fournisseur et lui ne s'entendent pas sur les modalités définitives du contrat, les parties peuvent utiliser un bon de commande provisoire. La justification d'une telle décision doit être étayée et approuvée par la personne investie des pouvoirs d'approbation appropriés.

7.2.16 Exigence obligatoire no 16 : Établissement du contrat

Pour conclure le contrat, les organismes doivent utiliser l'accord intégré dans les documents d'approvisionnement.

Lorsqu'il s'agit d'une stratégie d'approvisionnement de rechange (soit un accord ne faisant pas partie des documents d'approvisionnement), les modalités de l'accord entre l'organisme et le fournisseur retenu doivent être définies officiellement dans un contrat écrit devant être signé avant la fourniture des biens ou des services.

7.2.17 Exigence obligatoire no 17 : Clauses de résiliation

Tous les contrats doivent comprendre des clauses appropriées pour l'annulation ou la résiliation du contrat. Les organismes devraient obtenir des conseils juridiques pour la rédaction de ces clauses.

Dans le cas d'approvisionnements pour des projets complexes, les organismes devraient prévoir, s'il y a lieu, l'ajout de clauses contractuelles les autorisant à annuler ou à résilier l'accord à certaines étapes clés du cycle de vie du projet.

7.2.18 Exigence obligatoire no 18 : Modifications de la durée de l'accord

La durée de l'accord de même que toute possibilité de prolongation doivent être établies dans les documents d'approvisionnement concurrentiel. Toute modification de la durée de l'accord doit obtenir l'approbation requise au préalable.

La prolongation de l'accord au-delà de la date fixée dans les documents d'approvisionnement concurrentiel donne lieu à un processus d'approvisionnement non concurrentiel lorsque la prolongation a une incidence sur la valeur de l'approvisionnement ou sur les résultats attendus.

7.2.19 Exigence obligatoire no 19 : Avis d'attribution du contrat

Lorsque la valeur des achats est de 100 000 $ ou plus, les organismes doivent afficher, de la même façon que l'ont été les documents d'approvisionnement, l'avis d'attribution du contrat. Cet avis ne doit être affiché qu'une fois que l'accord entre le fournisseur retenu et l'organisme a été signé. Il doit indiquer le nom du fournisseur retenu, la date d'entrée en vigueur et de fin de l'accord, et les possibilités de prolongation.

7.2.20 Exigence obligatoire no 20 : Séance d'information à l'intention des fournisseurs non retenus

Lorsque la valeur des achats est de 100 000 $ ou plus, les organismes doivent informer tous les fournisseurs non retenus qu'ils peuvent participer à une séance d'information sur l'évaluation de leur soumission.

Les organismes doivent donner aux fournisseurs non retenus 60 jours civils à partir de la date de l'avis d'attribution du contrat pour présenter une demande de participation à une séance d'information sur l'évaluation de leur soumission.

7.2.21 Exigence obligatoire no 21 : Approvisionnement non concurrentiel

1. Les organismes devraient avoir recours à un processus d'approvisionnement concurrentiel pour optimiser leurs ressources. On reconnaît toutefois qu'il peut être nécessaire, dans certaines circonstances spéciales, de procéder à un approvisionnement non concurrentiel.
   
   Les organismes peuvent procéder à un approvisionnement non concurrentiel uniquement dans des situations décrites dans les clauses d'exemption, d'exception ou de non-application de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) ou d'un autre accord commercial.
   
   Avant de procéder à un approvisionnement non concurrentiel, les documents à l'appui doivent être remplis et approuvés par la personne investie des pouvoirs appropriés au sein de l'organisme.
2. Les conseil scolaires peuvent avoir recours à un processus d’approvisionnement non concurrentiel en ce qui a trait aux services de transport des élèves entre la maison et l’école, pour la période allant du 1er juillet 2011 au 31 décembre 2011.

7.2.22 Exigence obligatoire no 22 : Gestion des contrats

Les approvisionnements et les contrats en découlant doivent être gérés de façon responsable et efficace.

Les paiements doivent être faits conformément aux clauses du contrat. Toutes les factures doivent renfermer suffisamment de détails pour justifier le paiement. Tout trop-perçu doit être recouvré au moment opportun.

Les tâches à accomplir doivent être bien documentées. Il faut gérer et documenter le rendement des fournisseurs et se pencher sur tout problème lié au rendement.

Pour être en mesure de gérer les différends avec les fournisseurs pendant toute la durée d'un contrat, les organismes devraient insérer dans leurs contrats une section sur leur mode de règlement des différends.

Lorsqu'il s'agit de services, les organismes doivent :

• Établir clairement les paramètres des tâches à accomplir, dont les objectifs, le contexte, la portée, les restrictions, les responsabilités du personnel, les résultats tangibles visés, l'échéancier, les rapports d'étape, ainsi que les exigences en matière d'approbations et de transfert de connaissances.
• Établir des règles pour les demandes de remboursement et le remboursement des dépenses conformes à la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic¹ et s'assurer que toutes les demandes de remboursement des dépenses et les remboursements respectent ces règles.
• S'assurer que des demandes de remboursement des dépenses sont présentées et que des remboursements sont effectués uniquement lorsque le contrat prévoit explicitement le remboursement des dépenses.

7.2.23 Exigence obligatoire no 23 : Conservation des dossiers d'approvisionnement

Tous les documents d'approvisionnement et les autres renseignements pertinents aux fins de la présentation de rapports et de la vérification doivent être conservés pendant une période de sept ans dans un format permettant de les récupérer sur demande.

Les organismes doivent avoir une politique écrite pour la manipulation, l'entreposage et la conservation des renseignements confidentiels et commercialement sensibles sur les fournisseurs.

7.2.24 Exigence obligatoire no 24 : Conflit d'intérêts

Les organismes doivent surveiller tout conflit d'intérêts pouvant découler de la participation de membres de l'organisme, de conseillers, d'experts-conseils externes ou de fournisseurs aux activités liées à la chaîne d'approvisionnement. Les personnes prenant part à ces activités doivent déclarer tout conflit d'intérêts réel ou potentiel. Lorsqu'un conflit d'intérêts se produit, il doit être évalué et les mesures d'atténuation pertinentes doivent être prises.

7.2.25 Exigence obligatoire no 25 : Règlement des différends liés à une soumission

Les documents d'approvisionnement concurrentiel doivent décrire des procédures de règlement des différends liés à des soumissions pour faire en sorte que tout différend soit traité de façon éthique, équitable, raisonnable et au moment opportun. Ces procédures doivent être conformes à celles qui sont établies dans les accords commerciaux pertinents.

8. AUTRES POLITIQUES CONNEXES

Les organismes doivent se livrer à des activités d'approvisionnement en respectant les lois de l'Ontario, dont le droit contractuel, le droit en matière de processus concurrentiels, les mesures législatives régissant la protection de la vie privée, les mesures législatives régissant l'accessibilité et toute autre mesure législative pertinente.

Les organismes peuvent aussi être assujettis à divers accords commerciaux, dont l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) et l'Accord de commerce et de coopération Québec-Ontario.

9. DÉFINITIONS

« accord » Document écrit officiel qui entre en vigueur au terme du processus d'approvisionnement.

« accords commerciaux » Tout accord commercial pertinent dont l'Ontario est signataire.

« activités liées à la chaîne d'approvisionnement » Toute activité directement ou indirectement liée aux processus de planification, de localisation des sources d'approvisionnement, d'achats, de déplacement et de paiement.

« approvisionnement/achat » Acquisition par tout moyen, notamment par voie d'achat, de location, de bail ou de vente conditionnelle, de biens ou de services.

« approvisionnement concurrentiel » Ensemble de procédures relatives à l'établissement d'un contrat d'approvisionnement grâce à un processus de demande de soumissions ou de propositions. On vise ainsi à obtenir des soumissions de façon équitable, impartiale et concurrentielle.

« approvisionnement concurrentiel restreint » Processus consistant à demander à un minimum de trois (3) fournisseurs qualifiés de présenter une proposition écrite répondant aux exigences définies par une personne ou un organisme.

« attribution (d'un contrat) » Avis donné à un soumissionnaire pour l'informer de l'acceptation de sa proposition, de sa proposition de prix ou de son offre, et qui entraîne l'établissement d'un contrat.

« biens » Biens meubles (y compris des frais d'installation, d'exploitation, d'entretien ou de fabrication de ces biens), qui comprennent les matières premières, les produits, le matériel et les autres objets physiques de toute nature et description, à l'état solide, liquide, gazeux ou électronique, sauf s'ils sont achetés dans le cadre d'un contrat général de construction.

« biens et services/biens ou services » Tous les biens et/ou services, englobant les travaux de construction, les services d'experts-conseils et la technologie de l'information.

« bon de commande » Offre écrite présentée par un acheteur à un fournisseur exposant officiellement toutes les modalités d'une transaction proposée.

« carte pour petits achats » Type de carte de crédit utilisée par un organisme généralement pour régler des achats peu coûteux autres que des stocks ou des immobilisations, p. ex., des fournitures de bureau. La carte pour petits achats permet aux employés du service d'approvisionnement ou aux employés hors des bureaux d'obtenir certains biens et services sans passer par la procédure de demande et d'autorisation. Les cartes pour petits achats peuvent être programmées de façon à être restreintes à des achats précis auprès de fournisseurs ou de commerces déterminés au préalable et elles permettent de centraliser la facturation.

« chef de la direction » Chef des opérations des organismes.

« conflit d'intérêts » Situation dans laquelle des facteurs de nature financière ou d'autres facteurs personnels peuvent compromettre ou influencer le jugement professionnel et l'objectivité d'une personne. Il y a conflit d'intérêts apparent si une personne raisonnable peut penser qu'une situation risque de compromettre le jugement professionnel d'une autre personne.

« contestation des soumissions » Plainte formulée au sujet des méthodes employées ou des décisions prises par une autorité contractante dans l'administration d'un processus visant à obtenir des propositions, des offres et des prix.

« contrat » Obligation légale d'effectuer ou de ne pas effectuer certains actes liant des parties compétentes et découlant par exemple de l'acceptation d'une offre. Pour l'établissement d'un contrat, il est essentiel que les parties aient l'intention de faire en sorte que des conséquences juridiques soient rattachées à leur accord et que celui-ci ait force exécutoire. Les éléments essentiels à un contrat sont les suivants : présentation d'une offre et acceptation de l'offre; capacité des parties à conclure le contrat; contrepartie prévue par le contrat; reconnaissance mutuelle d'un consentement ou d'un consensus quant au contrat; légalité de l'objet du contrat; certitude suffisante quant aux modalités.

« critère d'évaluation » Point de référence, norme ou élément de comparaison en fonction duquel sont évalués la réalisation, la conformité, le rendement et le caractère adéquat d'une personne, d'une solution, d'une activité, d'un produit ou d'un plan, dans le but de sélectionner le meilleur fournisseur au moyen d'un processus concurrentiel. Les critères peuvent être de nature qualitative ou quantitative.

« demande » Demande officielle de biens ou de services faite au sein d'un organisme, généralement adressée par le service usager au service des achats.

« demande de déclarations d'intérêt » Document visant à recueillir des renseignements sur l'intérêt manifesté par les fournisseurs relativement à une possibilité de contrat ou à mieux connaître les capacités ou les compétences des fournisseurs. Les organismes du secteur parapublic peuvent employer ce mécanisme lorsqu'ils cherchent à savoir plus précisément dans quelle mesure les fournisseurs peuvent offrir les solutions ou les services requis. La réponse d'un fournisseur potentiel à une demande de déclarations d'intérêt ne doit pas entraîner la sélection préalable de ce fournisseur ni accroître ses chances d'être retenu pour un contrat subséquent.

« demande de proposition » Document visant à demander aux fournisseurs de présenter des solutions à la livraison de produits ou à la prestation de services complexes ou encore de fournir d'autres suggestions ou des solutions de rechange. Il s'agit d'un processus reposant sur l'application de critères d'évaluation prédéfinis dans lequel le prix n'est pas le seul facteur pris en compte.

« demande de qualification » Document servant à recueillir des renseignements sur les capacités et les compétences des fournisseurs dans le but de créer une liste de fournisseurs préalablement sélectionnés. Ce mécanisme peut être utilisé pour connaître les candidats qualifiés avant que n'aient lieu les processus concurrentiels prévus ou pour restreindre le bassin de candidats pouvant répondre à un besoin à court terme. Les organismes doivent veiller à ce que les modalités de la demande de qualification indiquent que l'organisme n'est pas tenu de se procurer des biens ou des services auprès de l'un ou l'autre des fournisseurs qui se sont préqualifiés.

« demande d'information » Document à l'intention des fournisseurs potentiels visant à recueillir des renseignements généraux sur des fournisseurs, des services ou des produits. Il s'agit d'un mécanisme par lequel les fournisseurs sont informés de la description générale ou préliminaire d'un problème ou d'un besoin et sont invités à fournir de l'information ou à donner des conseils sur la façon de mieux circonscrire le problème ou le besoin, ou encore à proposer d'autres solutions. La réponse d'un fournisseur potentiel à une demande d'information ne doit pas entraîner la sélection préalable de ce fournisseur ni accroître ses chances d'être retenu pour un contrat subséquent.

« équipe d'évaluation » Équipe formée des personnes désignées pour formuler des recommandations visant l'attribution d'un contrat et qui sont responsables de ce processus. L'équipe d'évaluation comprend normalement des représentants de l'organisme et un ou des experts en la matière. Chacun des membres contribue aux activités de l'équipe en fournissant des conseils opérationnels, juridiques, techniques ou financiers.

« expert-conseil » Personne ou entité qui, aux termes d'un accord, à l'exception d'un contrat de travail, fournit des conseils d'expert ou des conseils stratégiques et des services connexes pour examen et prise de décision.

« fournisseur » Toute personne ou organisation qui, après évaluation de ses capacités financières, techniques et commerciales, est jugée en mesure de répondre aux exigences d'un processus d'approvisionnement.

« grille d'évaluation » Outil au moyen duquel les membres de l'équipe d'évaluation attribuent une note aux propositions des fournisseurs, en fonction de multiples critères d'évaluation définis au préalable.

« non-discrimination » Équité dans le traitement des fournisseurs et l'attribution des contrats sans désavantager certains fournisseurs, exercer une discrimination à leur endroit ou leur accorder un traitement de faveur.

« offre » Promesse ou proposition faite par une partie à une autre qui recherche le même objectif, soit de créer un rapport juridique par suite de l'acceptation de l'offre par l'autre partie.

« organisme désigné du secteur parapublic » Organisme auquel s'applique l'article 12 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic.

« organismes » Tous les organismes énumérés à la section 2, Application et portée.

« politiques et procédures relatives à l'approvisionnement » Cadre de travail et exigences obligatoires portant sur la façon dont les organismes doivent mener les activités de sélection des fournisseurs, d'attribution des contrats et d'achat, concernant notamment la répartition des pouvoirs d'approbation et l'établissement des niveaux des pouvoirs d'approbation, les approvisionnements concurrentiels et non concurrentiels, les conflits d'intérêts et l'attribution des contrats.

« pouvoirs d'approbation » Pouvoirs délégués par un organisme à une personne désignée pour approuver des achats, dans le cadre de sa ou ses fonctions et au nom de l'organisme, jusqu'à concurrence d'un montant maximal total fixé et conformément aux lois applicables, aux règlements et aux procédures en vigueur à ce moment-là.

« répartition des tâches » Méthode de contrôle du processus visant à éviter les conflits d'intérêts, l'apparence de conflit d'intérêts ainsi que les erreurs et la fraude. La répartition des tâches réduit les pouvoirs détenus par une seule personne. Elle crée un obstacle aux erreurs et à la fraude que pourrait commettre une personne.

« responsabilité/reddition des comptes » Obligation pour un employé, un agent ou toute autre personne de répondre de son travail, de ses actes ou de son omission d'agir selon les pouvoirs qui lui sont délégués.

« séance d'information à l'intention des fournisseurs non retenus » Information donnée à un fournisseur au sujet des raisons pour lesquelles sa soumission n'a pas été retenue au terme du processus d'attribution du contrat.

« services » Produit non concret et immatériel. Aucun transfert de possession ou de propriété n'a lieu par suite de la vente de services, et ceux-ci 1) ne peuvent être entreposés ni transportés, 2) cessent d'exister immédiatement après avoir été fournis et 3) n'existent qu'au moment où ils sont achetés et utilisés.

« services d'experts-conseils » Conseils stratégiques ou d'expert fournis pour qu'ils soient pris en considération en vue de prendre une décision.

« soumission » Proposition, proposition de prix ou offre soumise par suite de la publication d'une demande de soumissions par une autorité contractante. La soumission désigne la réponse à l'une ou l'autre des trois principales méthodes de demande de soumissions, à savoir la demande de proposition, la demande d'offre et la demande de prix.

« système d'appel d'offres électronique » Système informatique au moyen duquel les fournisseurs ont accès à l'information portant sur des processus d'approvisionnement concurrentiel ouverts.

« technologie de l'information » L'équipement, les logiciels, les services et les processus utilisés pour créer, stocker, traiter, communiquer et gérer l'information.

« travaux de construction » Travaux de construction, de reconstruction, de démolition, de réparation ou de rénovation d'un immeuble, d'une structure ou d'un autre ouvrage de génie civil ou d'architecture, ce qui comprend la préparation du chantier, l'excavation, le forage, l'analyse des données sismiques, la livraison de produits et de matériaux, la fourniture d'équipement et de machines si ceux-ci sont inclus et servent aux travaux, ainsi que l'installation et la réparation des accessoires fixes d'un immeuble, d'une structure ou d'un autre ouvrage de génie civil ou d'architecture. Ne sont pas compris les services professionnels d'experts-conseils liés au contrat de construction à moins qu'ils ne fassent partie de l'approvisionnement.

« valeur des achats » Engagement financier total estimé pour des achats, tenant compte des options de prolongation du contrat.

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