La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic habilite le Conseil de gestion du gouvernement à donner des directives régissant l’approvisionnement de biens et services par des organismes désignés du secteur parapublic.
La Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic (SP) propose des pratiques cohérentes en matière d’approvisionnement aux organismes du secteur parapublic pour :
La Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic s’inspire des Lignes directrices en matière de chaîne d’approvisionnement élaborées en consultation avec des organismes du SP.
La Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic s’applique, comme suit, à tous les organismes désignés du secteur parapublic en vertu de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic :
Veuillez vous référer à la question no 5 pour avoir la liste des entités qui ne font actuellement pas partie de la définition d’organisme désigné du secteur parapublic.
Les calendriers de mise en œuvre pour les organismes désignés du secteur parapublic sont entrés en vigueur le :
L’un des objectifs de la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic est de s’assurer que les biens et services financés grâce à des fonds publics sont acquis par les organismes du SP en suivant un processus équitable, transparent et concurrentiel.
En ce qui concerne les organismes désignés du secteur parapublic, la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic s’applique à l’achat de tout bien, construction, et services, y compris mais non de façon limitative, les services de technologie de l’information et les services d’experts-conseils exécutés en ayant recours à des fonds publics. Seules s’appliquent les dispenses, exceptions ou clauses d’exception en vigueur en vertu de l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) ou d’autres accords commerciaux.
Par ailleurs, la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic s’applique aussi aux biens et services achetés conjointement avec d’autres organismes.
La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic et le Règlement de l’Ontario 219/11 pris en vertu de la loi dispense certaines entités de la définition d’organismes désignés du secteur parapublic, parmi lesquelles :
Ces organismes ne sont pas tenus de se conformer à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.
Conformément à la loi, les organismes bénéficiant d’une aide financière gouvernementale qui ont reçu moins de 10 millions de dollars en fonds publics du gouvernement de l’Ontario au cours du dernier exercice n’ont pas non plus à se conformer à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.
En ce qui concerne les organismes qui bénéficient d’une aide financière gouvernementale et qui ne sont pas tenus de se conformer à la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic, le gouvernement a élaboré la Ligne directrice en matière d’approvisionnement destinée aux organismes financés par des fonds publics en Ontario (PDF). Il s’agit d’une ressource rédigée en langage usuel, qui est facultative, mais recommandée, et qui contient les principes et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement pouvant aider à rentabiliser l’argent au maximum lorsque vient le temps de s’approvisionner en biens et service.
Vous devez tenir compte des fonds publics provenant directement du gouvernement de l’Ontario ou d’un organisme public désigné dans les règlements pris en application de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, sous la forme d’une subvention, d’un paiement de transfert ou de toute autre entente de financement. Cela comprend aussi l’argent reçu par le conseil scolaire provenant des taxes prélevées en vertu de la Loi sur l’éducation à des fins scolaires.
Dans le calcul, vous ne devez pas inclure :
Veuillez consulter le Règlement 146/10 pris en application de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario pour avoir la liste complète des organismes publics.
Bien qu’ils ne soient pas concernés par la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic, les organismes qui reçoivent moins de 10 millions de dollars en fonds publics sont tout de même encouragés à appliquer des pratiques exemplaires afin d’avoir des pratiques d’approvisionnement plus efficaces. Le gouvernement a élaboré la Ligne directrice en matière d’approvisionnement destinée aux organismes financés par des fonds publics en Ontario (PDF), une ressource facultative, mais recommandée qui contient les principes et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement pouvant aider à rentabiliser l’argent au maximum lorsque vient le temps de s’approvisionner en biens et service.
La Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic contient les exigences suivantes :
Différentes exigences s’appliqueront en fonction de la valeur et du genre de biens et services qui sont approvisionnés par des organismes désignés du secteur parapublic.
Valeur totale des approvisionnements | Mode d’approvisionnement |
---|---|
100 000 $ ou plus | Processus concurrentiel ouvert |
Valeur totale des approvisionnements | Mode d’approvisionnement |
---|---|
Entre 0 $ et moins de 100 000 $ | Processus concurrentiel ouvert ou sur invitation |
100 000 $ ou plus | Processus concurrentiel ouvert |
Si vous êtes un organisme désigné du secteur parapublic, la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic s’applique à vos activités d’approvisionnement individuelles et conjointes. Vous devrez vous assurer que vos activités d’approvisionnement effectuées par le biais du groupe des achats répondent aux exigences de la Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic.
Parmi les organismes désignés du secteur public, seuls les hôpitaux sont tenus de préparer des attestations de conformité à des aspects spécifiques de la loi. Pour de plus amples renseignements, visitez http://www.health.gov.on.ca/en/legislation/bpsa/resources.aspx.
D’autres organismes désignés du secteur parapublic ne sont actuellement pas tenus de présenter de rapports. Par contre, la loi donne le pouvoir d’établir des règlements exigeant de ces organismes qu’ils fournissent des attestations de conformité par rapport aux exigences énoncées dans la Loi.
Les ministères peuvent décider de donner des consignes stratégiques sur la présentation de rapports. Votre ministère vous communiquera ses attentes en la matière.
La Directive en matière d’approvisionnement définit un « expert-conseil » comme étant une personne ou une entité qui, aux termes d'un accord, à l'exception d'un contrat de travail, fournit des conseils d'expert ou des conseils stratégiques et des services connexes pour examen et prise de décision. En outre, la Directive définit « services d’experts‑conseils » comme étant la fourniture de conseils stratégiques ou d'expert pour qu'ils soient pris en considération en vue de prendre une décision.
C’est la nature des services fournis et non la profession représentée qui doit déterminer s’il s’agit de services d’experts-conseils.
Les services que fournissent les professionnels agréés peuvent constituer des services d’experts-conseils. Peu importe la profession désignée offrant le service, lorsqu’un organisme tente d’obtenir des conseils stratégiques ou d'expert pour qu'ils soient pris en considération en vue de prendre une décision, il cherche à recevoir des services d’experts-conseils. Dans de telles circonstances, les organismes doivent avoir recours à un processus d’approvisionnement concurrentiel, peu importe la valeur de l’achat.
Par ailleurs, l’obtention de services qui, en Ontario, peuvent, en vertu des lois ou des règlements, n’être fournis que par des professionnels agréés comme les médecins, les dentistes, les infirmières, les pharmaciens, les vétérinaires, les ingénieurs, les arpenteurs-géomètres, les architectes, les comptables, les avocats et les notaires ne constitue pas des services d’experts-conseils. Les organismes du secteur parapublic doivent toujours tracer clairement la ligne entre des services professionnels qui offrent des conseils stratégiques ou d'expert pour qu'ils soient pris en considération en vue de prendre une décision et ceux qui ne correspondent pas à cette définition.
À l’inverse, des personnes ou des organismes peuvent se désigner comme étant des « experts-conseils », mais offrir des services autres que ceux d’experts-conseils. Il s’agit de personnes ou d’organismes qui ne fournissent pas de conseils stratégiques ou d'expert pour qu'ils soient pris en considération en vue de prendre une décision, mais qui offrent plutôt un produit ou un service plus tangible. Dans ce cas, les organismes doivent utiliser les processus d’approvisionnement applicables à l’acquisition de biens et de services autres que ceux d’experts-conseils.
Il incombe à l’organisme de déterminer si les services dont il a besoin sont ou non des services d’experts-conseils.
Les organismes doivent acheter les services d’experts-conseils en ayant recours à un processus d’approvisionnement concurrentiel, peu importe la valeur de l’achat. L’ACI ne contient aucune clause d’exemption, d’exception ou de non-application propre aux services d’experts-conseils; toutefois, il existe un certain nombre de clauses de ce genre qui peuvent s’appliquer dans des circonstances particulières. Nous incitons fortement les organismes à se procurer des services d’experts-conseils en ayant recours à un processus d’approvisionnement concurrentiel, même lorsque l’approvisionnement est assujetti à une clause d’exemption, d’exception ou de non-application d’un accord commercial.
Lorsque les organismes cherchent à s’approvisionner en ayant recours à un processus d’approvisionnement non concurrentiel en vertu d’une clause d’exemption, d’exception ou de non-application d’un accord commercial, ils ne doivent pas oublier l’article 5 de la Directive, qui se lit comme suit : « Lorsqu'un organisme affirme que l'approvisionnement est assujetti à une clause d'exemption, d'exception ou de non-application en vertu d'un accord commercial, il doit établir officiellement l'applicabilité de cette clause ».
Les organismes doivent établir un tableau des pouvoirs d’approbation pour l’achat de biens, de services d’experts-conseils et de services autres que ceux d’experts-conseils. Le tableau des pouvoirs d’approbation doit établir, pour chacune des fonctions d’approvisionnement figurant à l’alinéa 7.2.1 de la Directive en matière d’approvisionnement, les pouvoirs permettant d’assumer les fonctions d’approvisionnement en précisant le montant des seuils. Le conseil d’administration de l’organisme ou une autorité équivalente doit approuver le tableau des pouvoirs d’approbation.
Les pouvoirs d’approbation relatifs à l’approvisionnement non concurrentiel en services d’experts-conseils ne peuvent être délégués au second dans la chaîne de commandement que lorsque le directeur général est absent et que le second agit au nom de celui-ci.
Les pouvoirs d’approbation dans toute autre situation que celle décrite ci‑dessus peuvent être délégués conformément aux politiques de l’organisme.
Non, car le directeur général, le président ou une personne occupant des fonctions équivalentes approuve tout approvisionnement non concurrentiel en services d’experts-conseils d’au plus un million de dollars. Lorsqu’un tel approvisionnement a été correctement approuvé, les activités d’approvisionnement subséquentes doivent se conformer à la répartition des tâches de l’organisme décrite à l’alinéa 7.2.1 de la Directive en matière d’approvisionnement.
Dans le cas d’un approvisionnement concurrentiel restreint, les organismes invitent au moins trois fournisseurs qualifiés à présenter des soumissions écrites pour la fourniture de biens ou de services comme le précise l’organisme. La Directive en matière d’approvisionnement ne contient aucune exigence en ce qui a trait au nombre de soumissions que doivent recevoir les organismes au moment d’un approvisionnement restreint.
Dans le cadre de la Directive en matière d’approvisionnement, on peut se servir d’ententes avec des fournisseurs attitrés correctement établies, gérées et utilisées en guise de méthode d’approvisionnement concurrentiel ouvert dans le cas d’approvisionnements qui ne dépassent pas le prix plafond de l’entente. Les ententes avec des fournisseurs attitrés établies par le MSG peuvent être utilisées lorsqu’elles sont accessibles au secteur parapublic.
Le Guide de mise en œuvre de la Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic (PDF) contient des descriptions détaillées de la façon dont les organismes devraient gérer l’établissement et l’utilisation des ententes avec les fournisseurs attitrés.
Le Guide de mise en œuvre de la Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic (PDF) et la Trousse à outils de la directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic (PDF) sont disponibles sur ce site web.
Certaines clauses d'exemption, d'exception ou de non-application de l’ACI seront énumérées dans le Guide de mise en œuvre de la Directive en matière d'approvisionnement dans le secteur parapublic. Les clauses d'exemption, d'exception ou de non-application sont en vigueur au 1er avril 2011. Les organismes devront se conformer à toute modification des accords commerciaux approuvée après cette date. Nous invitons les organismes du secteur parapublic à demander un avis juridique afin de déterminer si ces clauses s’appliquent à certaines situations en matière d’approvisionnement.
Dans les cas où un accord commercial comprend une clause d'exemption, d'exception ou de non-application applicable, nous invitons fortement les organismes à se procurer des services d’experts-conseils en vertu d’un processus d’approvisionnement concurrentiel.
La Directive en matière d’approvisionnement reconnaît la méthode des contrats A – B comme étant une pratique gagnante, mais elle reconnaît aussi que, dans certaines circonstances, d’autres stratégies d’approvisionnement peuvent être utilisées.
Les politiques peuvent être approuvées au moyen du processus normal d’approbation de l’organisme sauf en ce qui concerne le tableau des pouvoirs d’approbation, qui doit être approuvé par le conseil d’administration.
La réponse comprend deux volets.
En ce qui concerne l’approvisionnement non concurrentiel en biens et services autres que ceux d’experts-conseils, le président n’est pas tenu d’approuver chaque approvisionnement non concurrentiel. La Directive en matière d’approvisionnement requiert qu’avant l’amorce du processus, tout approvisionnement non concurrentiel en biens ou services autres que ceux d’experts-conseils soit approuvé par une autorité se situant à l’échelon supérieur à celui qu’exige le tableau des pouvoirs d’approbation pour les approvisionnements concurrentiels.
En ce qui a trait aux services d’experts-conseils, le directeur général, le président ou une personne ayant des fonctions équivalentes doit approuver chaque approvisionnement non concurrentiel inférieur à un million de dollars. Le conseil d’administration doit approuver TOUS les services d’experts-conseils de un million de dollars et plus. Le directeur général et (ou) le conseil d’administration ne peuvent pas approuver un approvisionnement non concurrentiel en services d’experts-conseils à moins qu’il y ait une clause d'exemption, d'exception ou de non-application tirée de l’ACI ou d’un autre accord commercial applicable.
Le code d’éthique n’a pas préséance sur celui que les organismes pourraient avoir adopté, mais le complète grâce à des normes de pratique propres à la chaîne d’approvisionnement. Le code d’éthique de l’organisme suffit pourvu qu’il comprenne tous les éléments énoncés dans la Directive en matière d’approvisionnement.
La Directive en matière d’approvisionnement s’appuie sur cinq principes clés qui permettent aux organismes d’optimiser leurs ressources tout en suivant des processus d’approvisionnement ouverts, justes, transparents et responsables. Par conséquent, nous demandons aux organismes du secteur parapublic d’optimiser les ressources qu’ils obtiennent grâce aux fonds publics. L’optimisation des ressources vise à obtenir des biens et des services au meilleur coût global du cycle de vie (plutôt que le prix le plus bas).
L’exigence obligatoire n° 9 sur les critères d’évaluation affirme qu’une pondération maximale justifiable doit être attribuée à l’élément des critères d’évaluation lié au prix. Cette pondération ne signifie pas que les organismes doivent attribuer le plus grand pourcentage de pondération au prix; il s’agit plutôt de les encourager à attribuer une pondération maximale au prix approprié à un approvisionnement donné, dans un contexte d’optimisation des ressources où le prix est l’un des nombreux critères. Il importe de reconnaître que la pondération du prix variera en fonction du type d’approvisionnement et que, dans certains cas, le prix sera le facteur prédominant, alors que dans d’autres cas, les caractéristiques seront plus importantes.
Les organismes doivent évaluer la pondération au cas par cas.
Par exemple, au moment de l’achat d’un dispositif de survie, sa fiabilité pourrait avoir plus d’importance que son prix. En revanche, le prix d’un bien ou d’un service tel que la papeterie aura vraisemblablement plus d’importance. Dans un cadre d’optimisation des ressources et toutes choses étant égales par ailleurs, on devrait accorder la plus haute pondération au prix.
Chaque organisme est libre de déterminer la pondération maximale légitime à accorder au prix ou au coût.
En résumé, cela ne signifie pas que le prix doit prévaloir sur tout autre élément de l’évaluation, mais plutôt que chaque critère d’évaluation (et la pondération qui lui est attribuée) a été soupesé avec soin.
La Directive en matière d’approvisionnement énonce les exigences obligatoires pour tous les organismes. Le Guide de mise en œuvre de la Directive en matière d'approvisionnement vise à leur permettre de les respecter.
La Directive en matière d’approvisionnement dans le secteur parapublic prévoit 25 exigences obligatoires en la matière. Les organismes du secteur parapublic sont tenus de réviser leurs politiques et procédures actuelles à cet égard et d’y inclure ces 25 exigences obligatoires.
Courriel : BPSSupplyChain@ontario.ca
Par courrier :
Gestion de la chaîne d'approvisionnement Ontario
Services communs de l’Ontario
Ministère des Services gouvernementaux et Services aux consommateurs
222, rue Jarvis, 8e étage
Toronto (Ontario) M7A 0B6